CLIENTE INTERNO: Personal que esta dentro de un sistema.
CLIENTE EXTERNO: Personal externo (que están alrededor del sistema)
UNIDAD DE MANDO: en donde existe un solo jefe. Una persona no puede tener mas de un jefe a la vez y recibir funciones de varios jefes.
TRAMO DE CONTROL: es el num. De subordinados q le reportan a un solo cargo o gerente.
DIVISION DEL TRABAJO: Especialización de funciones y grado de fragmentación de las tareas organizacionales en actividades separadas. Problemas, indispensables y rutina.
FUSION: Operación que se realiza en el sector financiero, de carácter definitivo en donde se deja una sola estructura.
ESCISIÓN: es lo inverso a la fusión. Separa las operaciones
ALIANZA ESTRATEGICA: Unión de dos empresas por temporalidad. Beneficio en común que dan las 2 empresas.
MONOPOLIO: (enfermedad económica).En donde hay un solo ofertante y muchos demandantes.
OLIGOPOLIO: En donde hay unos pocos ofertantes y muchos demandantes.
MONOPSONIO: es lo contrario a Oligopolio. En donde hay muy pocos ofertantes y muchos demandantes.
MERCADO: cualquier situación económica en donde hay intercambio de Bienes y Servicios
PARADIGMA: conjunto de hipótesis fundamentales sobre la naturaleza del mundo que comparten todos los que tienen una relación directa con esa ciencia o disciplina. Es un conjunto de supuestos que explican como funciona o como debería funcionar el mundo que nos rodea.
BENCHMARKING: Comparación de productos para sacar provecho.(comparten estrategias).
SINERGIA: situación donde el todo es mayor que las partes. En términos organizacionales explica que los resultados se consiguen mas fácilmente con la unión de fuerzas que si se intentarán de forma independiente.
OUTSOURCING: Darle parte de la empresa a un tercero para su manejo. Tercerizacion de la producción.
PUNTO DE EQUILIBRIO: es aquel punto donde ingresos y egresos son iguales. Cuando la actividad de la empresa me entrega la rentabilidad necesaria para sostener lo que viene haciendo la compañía.
APALANCAMIENTO FINANCIERO: Palanca para impulsar y generar menos esfuerzos.(créditos, factoring compra de cartera).
GOOD WILL: Buen nombre. Importante para la empresa.
IMPUESTO tributo que se exige en función de la capacidad económica de los obligados a su pago.
DEVALUACION disminución del precio oficial de la moneda de un país, expresada en las monedas de otros.
INFLACION es el aumento de los precios de los productos o servicios de un mercado.
VENTAJA COMPARATIVA: Hace que un producto salga más económico. Beneficio del producto vs. otros.
GLOBALIZACION es la oportunidad de establecer relaciones de cualquier tipo en cualquier lugar del globo terráqueo. Es decir cualquier empresa tiene acceso a cualquier tipo de información.
RESPONSABILIDAD SOCIAL son las repercusiones de mí actuar ante mi medio ambiente (afiliar mis empleados, contaminar).grupos de interés stakeholders. (clientes internos y externos)
SISTEMA conjunto organizado, que forma un todo y en el que cada una de las partes esta conjuntada a través de una ordenación lógica que encadena sus actos a un fin común.
LEY 550: ley en donde el gobierno le dio opción a algunas empresas de llegar a acuerdos con los proveedores para que no cerraran las puertas por estar a punto de la quiebra.
LEY 1122: Modificación de la ley 100 en términos de objetivos.
1. MERCADOTECNIA: conjunto de actividades que buscan facilitar el proceso de intercambio entre productores y consumidores, procurando que los primeros obtengan una utilidad y los segundos satisfagan una necesidad económica.
1.1 Variables del macro ambiente en la mercadotecnia:
Tecnología
Economía
Consumidor
Política (legislación)
Competencia
Cultura
1.2 Variables del micro ambiente en la mercadotecnia:
1.2.1 Producto: conjunto de atributos tangibles e intangibles que satisfacen una necesidad determinada, lo cual quiere decir que es la integración de satisfactores perceptibles e imperceptibles a los sentidos, que en su conjunto brindan al consumidor la satisfacción de una necesidad o deseo.
1.2.1.1 Atributos tangibles del producto:
*Empaque: tiene por función contener al producto y protegerlo y, en segundo, permite la promoción del mismo. Debe tener buena apariencia, comodidad, funcionalidad y calidad.
*Etiqueta: identifica el producto, la marca y algunas recomendaciones.
*Sabor, olor y textura: todas las características perceptibles por los sentidos.
*Diseño: proporciona personalidad propia y diferenciación de productos iguales o similares.
1.2.1.2 Atributos intangibles del producto:
Marca: Quizá uno de los atributos intangibles más importantes sea la marca, ya que la misma proporciona al consumidor seguridad en su compra, genera sentimientos de pertenencia y, en ocasiones, otorga posición social o reconocimiento.
Para comprender mejor este atributo es necesario definir algunos conceptos clave:
Marca. "Es el nombre, término, signo, símbolo o diseño o una combinación de todos éstos que debe identificar los bienes o servicios de un vendedor o grupo de vendedores para diferenciarlos de sus competidores."
Nombre de la marca. Es la parte de la marca que se expresa oralmente, que puede pronunciarse, como, por ejemplo, Marlboro, Electropura, etcétera.
Símbolo. Este elemento, que identifica a la marca, es visible pero no pronunciable. Sin embargo, cuando el posicionamiento de la marca es alto, el símbolo permite reconocerla.
Marca registrada. Es una marca que está protegida legalmente, lo que le brinda el derecho de uso exclusivo al titular de la misma.
Marca registrada Internacional (Trade Mark TM). Es la protección de una marca de acuerdo con las leyes internacionales para su uso y explotación en diferentes países bajo concepto de licencia de uso.
*Calidad: hacer las cosas bien desde la primera vez.
*Servicio: en concepto de mercado son los beneficios adicionales que se otorgan al consumidor junto con la compra de productos tangibles e intangibles.
*Garantía: es un derecho del consumidor que le brinda la certeza de obtener una compensación en caso de que el producto no cumpla con los beneficios que ofrece o que los mismos fueron defectuosos.
1.2.2 Precio: es la cantidad de dinero que un consumidor paga por un producto.
Factores que influyen en la determinación del precio: costos, competencia, estado (política y la economía), consumidor.
1.2.3 Plaza (distribución): comprende todas aquellas actividades que se inician cuando el producto deja la línea de producción y terminan cuando llega a las manos del consumidor (almacenaje, trasporte, logística, puntos de venta, canales de distribución, etc.
1.2.4 Promoción: (promover que significa mover hacia), llevar al consumidor la información necesaria para que conozca el producto.
Tipos de Promoción:
1.2.4.1Venta personal: actividades que tienen como objetivo establecer una negociación de compra venta. Algunas de estas actividades son:
Mercadotecnia directa: actividades por medio de las cuales se pretende una negociación directa entre el productor y el negociador.
Telemarketing. Estas actividades de promoción, venta y servicio se realizan por medio del teléfono. Puede servir para prospectar, hacer contactos, vender productos y servicios, dar servicio a clientes, atender quejas, etcétera.
Ventas. En su concepto más simple, las ventas son actividades encaminadas a intercambiar un producto o servicio por dinero o productos y servicios equivalentes. Por ello son consideradas como la actividad más importante de cualquier organización,
Fuerza de ventas. Son aquellas personas que de manera profesional realizan las actividades de ventas en una organización; asimismo, suelen jugar el papel de agentes dentro del canal de distribución.
Multinivel. Este tipo de mercado está conformado por un esquema de red de ventas, donde los compradores se convierten en vendedores que reclutan a otros adquirentes que se convierten en vendedores; las ganancias provienen del reclutamiento.
Administración de ventas. Esta función coordina la planeación, organización, dirección y control del área de ventas de una empresa. Es conveniente que la misma no sea llevada a cabo por un vendedor, sino por un especialista en mercadeo.
Negociación. Son actividades destinadas a establecer acuerdos entre dos o más partes, en donde cada una de ellas intentará obtener un beneficio.
E-commerce. Transacciones de compra-venta a través de la red, cuyas variantes se adaptan a cada tipo de negocio. Debido a que es un esquema de reciente creación ni sus fronteras ni su legislación están perfectamente configurada.
Mercadotecnia 1 a 1. Con base en el viejo concepto de la venta personal, trata de establecer una relación directa con el consumidor, de forma tal que se atiendan sus necesidades y se obtenga retroalimentación inmediata.
1.2.4.2 Publicidad: conjunto de actividades encaminadas a informar, persuadir y recordar acerca de los beneficios y atributos de un producto a través de los medios de comunicación.
1.2.4.3Promoción de ventas: conjunto de actividades que intentan incentivar las ventas en el punto de comercialización (muestra gratis, degustaciones, cupones, promoción armada, 2x1 del mismo producto, ofertas, producto gratis, premios, rifas).
1.2.4.4Relaciones públicas: conjunto de actividades que desarrolla la empresa cuyo objetivo es crear o mantener una imagen positiva de la empresa.
2. Mercado: la definición económica es el lugar físico donde se reúnen oferentes y demandantes con la finalidad de realizar un proceso de intercambio. La definición en mercadotecnia es el conjunto de consumidores actuales y potenciales, todas aquellas personas que compran o podrán comprar un producto específico.
2.1 Clasificación del Mercado:
Desde el punto de vista geográfico:
mercado local: grupo de personas que habitan en una región, municipio, estado o localidad que tienen una necesidad específica y cuentan con las características necesarias para consumir un producto determinado.
mercado nacional: grupo de personas que, con una necesidad específica, cuentan con las características necesarias para consumir un producto determinado dentro de las fronteras de un país o nación.
mercado multinacional: grupo de personas que viven fuera de las fronteras de un determinado país, pero que son consumidores de un producto importado.
mercado global: grupo de personas que comparten la compra de algunos productos que rebasan las fronteras de su país. Incluye países que mantienen acuerdos comerciales y que venden sus productos en estos, luego de adaptar sus características a las necesidades de cada país.
Desde el punto del tipo de consumo:
Mercado de consumo: esta conformado por todos aquellos consumidores actuales y potenciales de productos de consumo. (leche, pan).
Mercado de servicios: usuarios actuales y potenciales de productos intangibles, tales como servicios financieros o turísticos.
Mercado industrial: son las empresas que tienen el carácter de clientes actuales y potenciales de productos terminados o semiterminados, que serán utilizados para la producción o ensamble de otro producto.
Mercado de la información: El avance de la tecnología de software ha generado la necesidad de dar una clasificación independiente a los consumidores actuales y potenciales de este tipo de producto.
Desde el punto de vista el tipo del producto:
Mercado de materias primas: Este mercado incluye, dentro del ámbito de mercadotecnia industrial a los clientes y compradores de todos aquellos productos que se obtienen directamente de la naturaleza, o que han sufrido un proceso previo de transformación, pero que aún así se consideran materia prima.
Mercado de productos industriales: En este ámbito se comercian aquellos productos terminados o semiterminados destinados a formar parte de un nuevo producto tras ser sometidos a un proceso de transformación.
Mercado de productos informáticos: El número de empresas dedicadas a la producción y/o comercialización de productos informáticos (hardware y software).
Mercado de servicios: Todas aquellas empresas, usuarios, intermediarios, etcétera, que realicen sus transacciones con productos intangibles, conforman el mercado de servicios.
Desde el punto de vista el tipo de demanda:
1. Mercado disponible: Está constituido por todos aquellos consumidores que tienen una necesidad específica y que cuentan con las características necesarias para consumir un producto. Un ejemplo de un mercado disponible son todos aquellos consumidores que tienen la necesidad de un automóvil que, además, cuentan con poder adquisitivo, para comprarlo, posibilidades de manejo, etcétera.
2. Mercado real: Son todos aquellos consumidores del mercado disponible que compran un producto específico. En este caso, el ejemplo sería todos aquellos consumidores que compran un automóvil.
En esta primera clasificación es importante destacar que no todos los consumidores que tienen una necesidad y las características específicas para comprar un producto serán consumidores reales, pero sí disponibles.
3. Mercado potencial: Es el conjunto de consumidores que no están incluidos en el mercado real, pero en ocasiones pueden formar parte del mercado disponible. Este grupo no consume el producto específico, debido a que no tienen las características del segmento, porque consumen otro producto o debido a que le compran a la competencia, ya sea uno similar o un sustituto (una motocicleta).
Como ejemplo podemos mencionar a los consumidores del mercado disponible que tienen las características para comprar un automóvil, pero prefieren utilizar el transporte público.
4. Mercado meta u objetivo: Este concepto puede definirse como el conjunto de consumidores que pertenecen al mercado disponible, que pueden formar parte del mercado real y potencial, al cual se dirige la totalidad de los esfuerzos y acciones mercadológicas de la empresa, con la finalidad de que todos ellos se conviertan en consumidores reales del producto.
Dentro de este mercado debemos considerar dos tipos específicos:
a. Primario: Son todos aquellos consumidores directos, que tienen la decisión de compra y que realizan las actividades de selección y evaluación del producto. De esta forma, por ejemplo, el ama de casa compra los artículos de limpieza del hogar, los utiliza y evalúa su eficacia.
b. Secundario: Conjunto de consumidores que, a pesar de utilizar el producto, no son los decisores de compra. Además, en ocasiones tampoco realizan las actividades de evaluación del mismo. Así, por ejemplo, el ama de casa compra una pasta dental, la usa toda la familia, pero sólo ella decide la recompra del producto.
2.2 Oferta: es la cantidad de producto (Q), que una empresa está dispuesta a producir al precio de mercado (P)
2.3Demanda: es la cantidad de producto (Q), que un consumidor está dispuesto a comprar al precio actual de mercado (P).
2.4Segmentación: es la partición y conformación de subgrupos de personas con al menos una característica homogénea, a partir de un grupo o universo heterogéneo.
Las variables de segmentación son:
Variables Demográficas: tienen la característica particular de ser las únicas que se pueden medir de forma estadística. Edad, sexo, nivel socio económico, estado civil, nivel de instrucción, religión, características de vivienda.
Variables Geográficas: unidad geográfica (región, país). Condiciones geográficas (clima, relieve). Raza. Tipo de población (rural, suburbana).
Variables Psicográficas: grupos de referencia (familia, compañeros de trabajo, grupos de deportes), clase social, personalidad, cultura, ciclo de vida familiar (joven soltero, casados), motivos de compra.
Variables de posición del usuario o de uso: Frecuencia de uso (periocidad con que el usuario utiliza o consume el producto. Ocasión de uso (momento del año en que se adquiere el producto). Tasa de uso (clasifica a los consumidores de acuerdo con la cantidad de producto que consumen en un período determinado). Lealtad, Disposición de compra.
2.5 Ciclo de vida del producto: es el historial de ventas del mismo a través del tiempo, el cual se materializa en una gráfica de ventas en la que se presentan las diferentes etapas que atraviesa un producto. Introducción, crecimiento, madurez y declinación.
3. Estrategias de mercadotecnia:
La mercadotecnia, como actividad evolutiva, constantemente, genera nuevas estrategias. Algunas de las más conocidas en la actualidad, son:
La teoría de las 4C:
Esta teoría equipara algunas variables a las variables controlables de mercadotecnia, o 4P, donde se les asigna un nombre y una intencionalidad diferente. Estas variables son:
Producto -Calidad
Precio -Consumidor
Plaza-Conveniencia
Promoción-Comunicación
CRM: El Costumer Relationship Management es una estrategia orientada hacia el cliente y que busca a través del uso de un software aumentar las relaciones con los clientes y/o consumidores.
Publicity: Es una actividad de comunicación que intenta transmitir un mensaje, no pagado y no firmado.
Marketing 1 to 1: Este concepto rescata la esencia de la venta personal. Por lo tanto, las transacciones comerciales se realizan de persona a persona, agregando elementos de atención y servicio.
Home (Work) site marketing: Esta estrategia consiste básicamente en llevar a cabo las actividades de venta, atención y servicio en el hogar del consumidor, o en su caso en su centro de trabajo (Work site marketing).
NEGOCIACION
NEGOCIACIÓN : Proceso en el que dos o mas partes entran en conflicto y tratan de llegar a un acuerdo.
Esquema del proceso de negociacion.
MANEJO DE CONFLICTOS Y NEGOCIACIÓN
Conflicto
Dificultad que se genera siempre que alguien no esta de acuerdo y se opone a otra persona. Surge cuando entran en contraposición los objetivos, metas o métodos de dos o más personas.
El éxito de las organizaciones se funda en como se superan sus conflictos, manejarlos de manera constructiva es una de las cualidades de un buen liderazgo.
los conflictos pueden ser :
Ø Funcional (Positivo) o Disfuncional (Negativo): Funcional aumenta la calidad de las decisiones del grupo y conduce a cambios innovadores. Disfuncional: no se resuelve en forma eficaz repercute en forma negativa e impide la consecución de los objetivos organizacionales.
Ø Asociarse con los problemas o con las relaciones: Problemas se concentra en hallar una solución de mutua satisfacción a la dificultad que genera el conflicto. Relaciones se enfoca en reducir la hostilidad y la desconfianza.
Los lideres son ante todo personas
El manejo constructivo de un conflicto es una de sus cualidades.
Las habilidades para enfrentarlos.
Halla soluciones de mutua satisfacción
Existen cinco estilos y se basan en dos dimensiones de intereses: el interés en las necesidades de los demás y el interés en las propias necesidades. Estos intereses dan por resultado tres tipos de comportamiento(PASIVO – AGRESIVO – ASERTIVO)
Comportamiento según su estilo
Ganas / Pierdes : ESTILO COMPLACIENTE
Da como resultado un comportamiento Pasivo.
Pierdes / Pierdo : ESTILO EVASIVO
Defensivo _Venganza_ Inflexibilidad _ conflicto Pelea o evasión; Da como resultado un comportamiento Pasivo.
Pierdes / Gano : ESTILO IMPOSITIVO
Dominante_Autoritario_Poder_ Posición_Posesión
un comportamiento Agresivo.
Gano / Ganas : ESTILO COLABORATIVO
Beneficio mutuo _ acuerdos y soluciones_ Satisfacción _ Crecimiento
un comportamiento Asertivo.
Ganas en parte /Gano en parte : ESTILO NEGOCIADOR
Comportamiento asertivo.
Dificultad que se genera siempre que alguien no esta de acuerdo y se opone a otra persona. Surge cuando entran en contraposición los objetivos, metas o métodos de dos o más personas.
El éxito de las organizaciones se funda en como se superan sus conflictos, manejarlos de manera constructiva es una de las cualidades de un buen liderazgo.
los conflictos pueden ser :
Ø Funcional (Positivo) o Disfuncional (Negativo): Funcional aumenta la calidad de las decisiones del grupo y conduce a cambios innovadores. Disfuncional: no se resuelve en forma eficaz repercute en forma negativa e impide la consecución de los objetivos organizacionales.
Ø Asociarse con los problemas o con las relaciones: Problemas se concentra en hallar una solución de mutua satisfacción a la dificultad que genera el conflicto. Relaciones se enfoca en reducir la hostilidad y la desconfianza.
Los lideres son ante todo personas
El manejo constructivo de un conflicto es una de sus cualidades.
Las habilidades para enfrentarlos.
Halla soluciones de mutua satisfacción
Existen cinco estilos y se basan en dos dimensiones de intereses: el interés en las necesidades de los demás y el interés en las propias necesidades. Estos intereses dan por resultado tres tipos de comportamiento(PASIVO – AGRESIVO – ASERTIVO)
Comportamiento según su estilo
Ganas / Pierdes : ESTILO COMPLACIENTE
Da como resultado un comportamiento Pasivo.
Pierdes / Pierdo : ESTILO EVASIVO
Defensivo _Venganza_ Inflexibilidad _ conflicto Pelea o evasión; Da como resultado un comportamiento Pasivo.
Pierdes / Gano : ESTILO IMPOSITIVO
Dominante_Autoritario_Poder_ Posición_Posesión
un comportamiento Agresivo.
Gano / Ganas : ESTILO COLABORATIVO
Beneficio mutuo _ acuerdos y soluciones_ Satisfacción _ Crecimiento
un comportamiento Asertivo.
Ganas en parte /Gano en parte : ESTILO NEGOCIADOR
Comportamiento asertivo.
DELEGACIÓN Y EMPODERAMIENTO
Delegación: Transferencia de tareas, funciones, atribuciones y autoridad; entre una persona que ocupa un cargo superior a un inferior jerárquico, pero conservando siempre la responsabilidad final de cumplir un objetivo específico.
Ventajas de la Delegación:
1. Ahorra tiempo en la gestión.
2. Potencializaciòn capacidades Gerenciales.
3. Reducción de costes de la Empresa y crecimiento de la misma.
4. Incrementa la participación del empleado.
5. Aumento de la motivación.
6. Permiten a quien delega transmitir conocimientos
7. Preparación del personal para nuevos cargos.
1. Favorece la especialización
Desventajas de la Delegación:
1. Típicas en una Dirección autoritaria y poco democrática.
2. La mala delegación puede llevar al fracaso directivo.
3. Delegación de tareas sin justificación y sin objetivos claros.
Proceso Adecuado de Delegación:
1. Quien delegue no puede hacerlo con todas sus funciones, solo con alguna de ellas.
2. Solo puede hacerlo con algunas tareas, eligiendo la persona indicada.
3. El objetivo debe ser claro y específico.
4. Quien delegue debe informar por escrito al delegado y superiores, especificando las tareas que va a asumir.
5. El delegado puede aceptar o rechazar la oferta. Si la acepta tendrá el poder, la autoridad y acceso a los eventuales recursos que requiera.
6. Supervisión permanente de la tarea.
Criterios para asegurarse de llevar a cabo una Delegación eficiente de autoridad:
1 Ser receptivo: mente abierta para recibir las ideas de los demás
2 Conceder la toma de decisiones: respetando y no asumiendo la toma de decisiones que le corresponden al subordinado.
3 Renunciar a la toma de decisiones: Una vez delegada la responsabilidad, corresponde al subordinado la toma de decisiones para realizar la actividad delegada.
4 Pueden surgir errores ajenos a su voluntad: primero admítalos, luego corríjalos, adiestre al personal con las políticas y reglas que se requieran o escoja adecuadamente el personal. Los errores que surjan deben ser considerados como parte del proceso de preparación del personal para cargos de mayor nivel.
5 Confiar en el subordinado: Primero realice una buena selección del personal y luego delegue la autoridad. De esto se derivará su confianza en él.
Barreras de la Delegación:
1 Delegante
- Quiere mostrar su trabajo sin pensar en equipo
- Lo hago mejor yo solo
- No tiene experiencia
- Inseguridad y falta de capacidad para explicarse.
- Temor a ser superado.
- falta de confianza en los subordinados
- Incapacidad para establecer controles eficaces o realizar seguimiento.
2 Delegado
- Falta de experiencia
- Temor a nuevos retos
- Incompetencia
- Desorganización
- Sobre dependencia del jefe
3 De la Situación
- Intolerancia de errores
- Criticidad de las decisiones
- Urgencia sin dar tiempo a explicaciones
- Confusión en responsabilidades y autoridad.
· Retrodelegación : Es la inversa de la Delegación. Es decir devolver la delegación que se haya efectuado.
Retrodelegación Explícita: mediante una comunicación escrita que rechace una delegación (Ej. Por enfermedad)
Retrodelegación Implícita: Es el caso más común. El delegado devuelve de forma diferente la delegación a quién delega o sencillamente no realiza la tarea.
1. La Retrodelegación Implícita como “Fenómeno nocivo“
La Retrodelegación implícita es un fenómeno nocivo tanto para el superior como para el delegado. El superior se verá afectado en su desempeño como Administrador y el delegado pondrá en riesgo su carrera dentro de la organización y probablemente truncará su posibilidad de ascenso en la misma.
Empoderamiento: Es la Capacidad de un líder para:
-Tomar decisiones y asumir la responsabilidad sobre sus propias acciones.
-Facultar a su gente, y desarrollar la confianza en sí misma.
-Administrar integrando todos los recursos: Capital, manufactura, producción, ventas, tecnología , equipo y gente, etc.
-Fomentar en el colaborador un sentido de posesión y responsabilidad, para ello debe hacer una evaluación persona / cargo.
-Dar poder a la gente vía entrenamiento.
Características del Empoderamiento:
1. Planes de Carrera y Desarrollo: Procedimientos para planificación de sucesión, disciplina, normas de personal, círculos de calidad, buzón de sugerencias etc.; para infundir en las personas un sentido de poder y pertenencia.
2. Desarrollo de habilidades de Liderazgo: Los líderes tienen un gran impacto sobre el grado de empoderamiento que siente su gente. Esto es consecuencia de las tareas que delegan, el control que ejercen, la iniciativa que fomentan, la retroalimentación y refuerzo que proporcionan. Un líder no solo faculta a su gente sino que le genera confianza en si misma.
3. Desarrollo de habilidades técnicas y de Puesto: El subordinado debe comprender el detalle de las tareas de cada cargo, no solo del suyo, lo cual lo va preparando para nuevas responsabilidades.
4.Desarrollo de Técnicas para resolver problemas y entrenamiento en habilidades interpersonales: Capacidad de interactuar con otras personas y otros equipos de trabajo, logrando dirigirlos y resolver dificultades sin tener que acudir a una autoridad más alta.
5. Desarrollo de habilidades para servicio al Cliente: Proporcionar técnicas adecuadas para resolver problemas con los clientes, al personal que interactúa directamente con el cliente.
6. Trabajo en Equipo: Fomentar la formación de trabajo en equipo, con el fin de optimizarlo y lograr mayores y mejores resultados.
Ventajas de la Delegación:
1. Ahorra tiempo en la gestión.
2. Potencializaciòn capacidades Gerenciales.
3. Reducción de costes de la Empresa y crecimiento de la misma.
4. Incrementa la participación del empleado.
5. Aumento de la motivación.
6. Permiten a quien delega transmitir conocimientos
7. Preparación del personal para nuevos cargos.
1. Favorece la especialización
Desventajas de la Delegación:
1. Típicas en una Dirección autoritaria y poco democrática.
2. La mala delegación puede llevar al fracaso directivo.
3. Delegación de tareas sin justificación y sin objetivos claros.
Proceso Adecuado de Delegación:
1. Quien delegue no puede hacerlo con todas sus funciones, solo con alguna de ellas.
2. Solo puede hacerlo con algunas tareas, eligiendo la persona indicada.
3. El objetivo debe ser claro y específico.
4. Quien delegue debe informar por escrito al delegado y superiores, especificando las tareas que va a asumir.
5. El delegado puede aceptar o rechazar la oferta. Si la acepta tendrá el poder, la autoridad y acceso a los eventuales recursos que requiera.
6. Supervisión permanente de la tarea.
Criterios para asegurarse de llevar a cabo una Delegación eficiente de autoridad:
1 Ser receptivo: mente abierta para recibir las ideas de los demás
2 Conceder la toma de decisiones: respetando y no asumiendo la toma de decisiones que le corresponden al subordinado.
3 Renunciar a la toma de decisiones: Una vez delegada la responsabilidad, corresponde al subordinado la toma de decisiones para realizar la actividad delegada.
4 Pueden surgir errores ajenos a su voluntad: primero admítalos, luego corríjalos, adiestre al personal con las políticas y reglas que se requieran o escoja adecuadamente el personal. Los errores que surjan deben ser considerados como parte del proceso de preparación del personal para cargos de mayor nivel.
5 Confiar en el subordinado: Primero realice una buena selección del personal y luego delegue la autoridad. De esto se derivará su confianza en él.
Barreras de la Delegación:
1 Delegante
- Quiere mostrar su trabajo sin pensar en equipo
- Lo hago mejor yo solo
- No tiene experiencia
- Inseguridad y falta de capacidad para explicarse.
- Temor a ser superado.
- falta de confianza en los subordinados
- Incapacidad para establecer controles eficaces o realizar seguimiento.
2 Delegado
- Falta de experiencia
- Temor a nuevos retos
- Incompetencia
- Desorganización
- Sobre dependencia del jefe
3 De la Situación
- Intolerancia de errores
- Criticidad de las decisiones
- Urgencia sin dar tiempo a explicaciones
- Confusión en responsabilidades y autoridad.
· Retrodelegación : Es la inversa de la Delegación. Es decir devolver la delegación que se haya efectuado.
Retrodelegación Explícita: mediante una comunicación escrita que rechace una delegación (Ej. Por enfermedad)
Retrodelegación Implícita: Es el caso más común. El delegado devuelve de forma diferente la delegación a quién delega o sencillamente no realiza la tarea.
1. La Retrodelegación Implícita como “Fenómeno nocivo“
La Retrodelegación implícita es un fenómeno nocivo tanto para el superior como para el delegado. El superior se verá afectado en su desempeño como Administrador y el delegado pondrá en riesgo su carrera dentro de la organización y probablemente truncará su posibilidad de ascenso en la misma.
Empoderamiento: Es la Capacidad de un líder para:
-Tomar decisiones y asumir la responsabilidad sobre sus propias acciones.
-Facultar a su gente, y desarrollar la confianza en sí misma.
-Administrar integrando todos los recursos: Capital, manufactura, producción, ventas, tecnología , equipo y gente, etc.
-Fomentar en el colaborador un sentido de posesión y responsabilidad, para ello debe hacer una evaluación persona / cargo.
-Dar poder a la gente vía entrenamiento.
Características del Empoderamiento:
1. Planes de Carrera y Desarrollo: Procedimientos para planificación de sucesión, disciplina, normas de personal, círculos de calidad, buzón de sugerencias etc.; para infundir en las personas un sentido de poder y pertenencia.
2. Desarrollo de habilidades de Liderazgo: Los líderes tienen un gran impacto sobre el grado de empoderamiento que siente su gente. Esto es consecuencia de las tareas que delegan, el control que ejercen, la iniciativa que fomentan, la retroalimentación y refuerzo que proporcionan. Un líder no solo faculta a su gente sino que le genera confianza en si misma.
3. Desarrollo de habilidades técnicas y de Puesto: El subordinado debe comprender el detalle de las tareas de cada cargo, no solo del suyo, lo cual lo va preparando para nuevas responsabilidades.
4.Desarrollo de Técnicas para resolver problemas y entrenamiento en habilidades interpersonales: Capacidad de interactuar con otras personas y otros equipos de trabajo, logrando dirigirlos y resolver dificultades sin tener que acudir a una autoridad más alta.
5. Desarrollo de habilidades para servicio al Cliente: Proporcionar técnicas adecuadas para resolver problemas con los clientes, al personal que interactúa directamente con el cliente.
6. Trabajo en Equipo: Fomentar la formación de trabajo en equipo, con el fin de optimizarlo y lograr mayores y mejores resultados.
TEORIA KAISEN
ETIMOLOGIA
KAI significa 'cambio' o 'la acción de enmendar'.
ZEN significa 'bueno'.
El sistema al cual hacemos referencia se denomina Kaizen, lo cual significa “mejora continua que involucra a todos”. Es pues un sistema integral y sistémico destinado a mejorar tanto a las empresas, como a los procesos y actividades que las conforman, y a los individuos que son los que las hacen realidad. El objetivo primero y fundamental es mejorar para dar al cliente o consumidor el mayor valor agregado, mediante una mejora continua y sistemática de la calidad, los costes, los tiempos de respuestas, la variedad, y mayores niveles de satisfacción.
Obstáculos como roturas, fallas, falta de materiales e insumos, acumulación de stock, pérdidas de tiempo por reparaciones / falta de insumos / o tiempos de preparación, son algunos de los muchos que deben ser eliminados.
ANTECEDENTE HISTORICOS
El método Kaizen surge como consecuencia de la Segunda Guerra Mundial (1.939-1.945). El 14 de agosto de 1945 Japón acepta exigencias aliadas de rendición incondicional. El país se encontraba entonces no solo acabado estructuralmente, ya que las industrias, sobretodo las nuevas, atravesaban por serias dificultades debido a la falta de inversión, materias primas entre otros, sino también moralmente lo que acarreaba el bajo estímulo de la fuerza laboral.
Irónicamente el mismo país que lanzó la bomba nuclear en Iroshima, Japón, fue el promotor de reconstruir al derrotado territorio. El general MacArthur se encargó de contactar varios expertos estadounidenses para que visitaran y asesoraran a los japoneses en el surgimiento de la nación. Dentro de estos asesores se encontraba el doctor W. Edwars Deming, quién al comienzo tenía como función realizar un censo en dicho territorio, pero a lo largo del tiempo debido a sus frecuentes visitas y su amistad con varios empresarios japoneses, comenzó a realizar varias asesorías, y fue así que en los años setenta muchas organizaciones japonesas acogieron los catorce puntos clave de Deming para la gerencia, los cuales son hoy en día un instrumento de gran ayuda para el desarrollo del Kaizen puesto que algunos de sus puntos hacen referencia a temas como Búsqueda constante de los propósitos requeridos para el mejoramiento continuo de productos y servicios,
Sujetos a condiciones naturales e históricas, los japoneses haciendo uso de sus principios y filosofías, que hacen a su particular cultura y modo de ser, idearon y dieron forma a un sistema de producción que llevó a sus principales empresas a lo más alto del podio mundial, desplazando en competitividad a las grandes corporaciones estadounidenses, germanas, francesas e inglesas entre otras. Marcas como Honda, Toyota, Toshiba, Sony son algunas de las muchas que constituyen no sólo sinónimo de calidad, sino también de rentabilidad y productividad.
CONCEPTOS, PROCESO Y CARACTERISTICAS
La característica principal del Kaizen es trabajar continuamente por mejorar algo, de una manera sencilla pero gradual, de forma tal que a largo plazo los resultados serán no solo satisfactorios sino también dramáticamente positivos.
“lograr el muda –la eliminación de desperdicio- (tiempo, dinero, materiales, esfuerzos desaprovechados)-, elevando la calidad (de productos, servicio, relaciones, conducta personal, desarrollo de los empleados), reduciendo costos de diseño, manufactura, inventario y distribución.
Llegamos ahora al gran objetivo del Kaizen, la eliminación total de los desperdicios (mudas). Entre las siete mudas clásicas descriptas se tienen:
1. Las mudas por sobreproducción
2. Las mudas por exceso de inventarios
3. Las mudas de procesamiento
4. Las mudas por transporte
5. Las mudas por movimientos
6. Las mudas por tiempos de espera
7. Las mudas por fallas y reparaciones
El Kaizen no sólo es posible aplicarlo en Occidente, es además necesario y obligatoria su puesta en marcha si se pretende seguir siendo competitivos en una economía globalizada.
METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DEL KAIZEN
El Kaizen básicamente se basa en varios instrumentos que le permiten desarrollarse dentro de toda la organización en todas las áreas, con el fin de realizar su objetivo fundamental; cumplir con las expectativas del cliente.
LOS DIEZ PRINCIPIOS DEL KAISEN
A continuación se enumeran algunos principios que son adaptados a las organizaciones japonesas y que a simple vista pueden parecer sencillas, pero estas requieren de dedicación para su cumplimiento:
1. Enfoque en el cliente
Uno de los objetivos más importantes de la cultura Kaizen es la satisfacción total del cliente.
2. Realizar mejoras continuamente
Para el Kaizen no hay descanso: una vez finalizada una tarea exitosamente la concentración se enfoca a mejorar esa misma tarea.
3.Reconocer abiertamente los problemas
El tener presente que es importante mantener una comunicación abierta dentro de la organización en la cual se traten temas como por ejemplo los desaciertos o problemas que pueden ocurrir dentro de las misma, en donde queda claro que no hay culpables sino procesos por mejorar o problemas por solucionar, y en la cual no se buscan responsables sino las fallas en si, permite que las personas admitan sus errores, sus debilidades y por que no que soliciten apoyo.
4.Promover la apertura
Los rasgos característicos de una compañía Kaizen son básicamente el compartir, comunicarse ínter funcionalmente, y un liderazgo visible, por lo que la territorialidad, la apropiación y las barreras funcionales no encajan dentro de la filosofía Kaizen.
5.Crear equipos de trabajo
El trabajo en equipo juega un papel muy importante, ya que “los equipos constituyen los ladrillos de la estructura corporativa dentro de las organizaciones Kaizen.
6.Manejar proyectos a través de equipos ínter funcionales
Al trabajar en proyectos dentro de la organización, es necesario contar con la participación de todas las dependencias e incluso con recursos externos a la compañía como son los proveedores y el cliente, con el fin de obtener diferentes puntos de vista, colaboración y recursos que contribuyan al desarrollo de los mismos.
7.Alentar los procesos apropiados de relaciones
Las organizaciones Kaizen son conscientes de que si invierten en el entrenamiento de su gente en cuanto habilidades interpersonales, en especial en los gerentes y líderes quienes son los responsables de la armonía de la compañía, lograrán obtener no solo procesos sólidos, y la realización de los empleados sino también obtendrán los resultados esperados en cuanto al logro de la metas financieras.
8.Desarrollar la autodisciplina
Este es un elemento muy importante para cada uno de los miembros de una organización Kaizen, puesto que la autodisciplina permite que el ser humano se adapte a las situaciones que se presentan en la vida diaria y halle bienestar y comodidad mediante la afirmación de su fuerza interna lo que le permite relacionarse de una manera armoniosa con los demás.
9.Información constante a los empleados
El mantener informados a los empleados sobre la compañía desde la inducción como durante el tiempo en que estén empleados, es de vital importancia, puesto que si las personas se encuentran en la ignorancia en temas como la misión, valores, productos, desempeño, personal, planes de la compañía etc.
10.Fomentar el desarrollo de los empleados
En este punto el empowerment es la definición de este principio, pues el entrenar a los integrantes de una compañía para que adquieran habilidades, estimularlos y sobretodo otorgarles responsabilidad en la toma de decisiones permite que las personas se desarrollen y así sean más eficientes en su trabajo.
LOS SIETE SISTEMAS DEL KAIZEN
El Kaizen se basa en siete sistemas siendo estos los siguientes:
- SISTEMA PRODUCCION “Justo a Tiempo”
(conocidos como Just-in-Time o Sistema de Producción Toyota). Mediante el reconocimiento y eliminación de los diversos tipos de despilfarros y desperdicios, y haciendo uso del Kanban, tiene por objetivo producir en la medida y condiciones requeridas por los clientes y consumidores, evitando de tal forma los altos costes financieros por acumulación de insumos y productos terminados. De tal forma se logran altos niveles de rotación de inventarios, y consecuentemente altísimos niveles de rentabilidad. - TQM – GESTION DE CALIDAD TOTAL
Tiene por objetivo lograr la calidad total e integral de todos los productos / servicios y procesos de la empresa. Hacer factible ello implica la puesta en práctica del Control Estadístico de Procesos, como así también la utilización de las “Siete Herramientas Estadísticas de Gestión de Calidad” y de las “Siete Nuevas”. - TPM–MANTENIMIENTO PRODUCTIVO TOTAL SMED.
El Mantenimiento Productivo Total contribuye a la disponibilidad de las máquinas e instalaciones en su máxima capacidad de producción, cumplimentando los objetivos en materia de calidad, al menor coste y con el mayor grado de seguridad para el personal que opera las mismas. En tanto que el SMED persigue como objetivo el reducir el tiempo de preparación o de cambio de herramientas, evitando con ello la producción en series largas, logrando de tal forma disminuir los inventarios y haciendo más fluido el traspaso de los insumos y productos en proceso. - ACTIVIDADES DE GRUPOS PEQUEÑOS
Como los Círculos de Control de Calidad, permiten la participación del personal en la resolución de problemas o bien en la búsqueda de soluciones para el logro de los objetivos. - SISTEMA DE SUGERENCIAS ( CETA O CEDAC)
Destinado no sólo a motivar al personal, sino además a utilizar sus conocimientos y experiencias. Constituye una “puerta de ingreso” a las ideas de los trabajadores. - DESPLIEGUE DE POLITICAS
Tendiente a la plena participación de todos los niveles y áreas de la empresa en las actividades de planificación como en las de control y evaluación. - SISTEMA DE COSTOS “ KANBAN”
Japonés, basado en la utilización del Análisis de Funciones, Coste Objetivo y Tabla de Costes, persigue como objetivo la reducción sistemática de los costes, para lo cual se analizan de forma pormenorizada y metódica los niveles de fallas, desperdicios (mudas en japonés), componentes y funciones, tanto de los procesos y actividades, como de los productos y servicios generados.
EL KAIZEN EN EL GEMBA
El gemba significa en japonés “lugar real”, o sea donde tiene lugar la acción. El Kaizen en el gemba es por lo tanto, llevar a cabo la mejora continua en el lugar de la acción.Todas las empresas practican tres actividades principales directamente relacionadas con la obtención de utilidades: desarrollo, producción y venta. Sin estas actividades, una empresa no puede existir. Por tanto, en un sentido amplio, gemba significa los lugares de estas tres actividades. En un contexto más restringido, gemba significa el lugar donde se forman los productos o servicios.
VENTAJAS Y BENEFICIOS DEL KAIZEN
A la hora de inventariar las ventajas y beneficios en la implementación y puesta en práctica del sistema Kaizen cabe apuntar las siguientes:
1. Reducción de inventarios, productos en proceso y terminados.
2. Disminución en la cantidad de accidentes.
3. Reducción en fallas de los equipos y herramientas.
4. Reducción en los tiempos de preparación de maquinarias. Aumento en los niveles de satisfacción de los clientes y consumidores.
5. Incremento en los niveles de rotación de inventarios.
6. Importante caída en los niveles de fallas y errores.
7. Mejoramiento en la autoestima y motivación del personal.
8. Altos incrementos en materia de productividad.
9. Importante reducción en los costes.
10. Mejoramiento en los diseños y funcionamiento de los productos y servicios.
11. Aumento en los beneficios y rentabilidad.
12. Menores niveles de desperdicios y despilfarros. Con su efecto tanto en los costes, como así también en los niveles de polución ambiental, entre otros.
13. Notables reducciones en los ciclos de diseño y operativos.
14. Importantes caídas en los tiempos de respuestas.
15. Mejoramiento en los flujos de efectivo.
16. Menor rotación de clientes y empleados.
17. Mayor y mejor equilibrio económico-financiero. Lo cual trae como consecuencia una mayor solidez económica.
18. Ventaja estratégica en relación a los competidores, al sumar de forma continua mejoras en los procesos, productos y servicios. Mediante la mejora de costos, calidad, diseño, tiempos de respuesta y servicios a los consumidores.
19. Mejora en la actitud y aptitud de directivos y personal para la implementación continua de cambios.
20. Acumulación de conocimientos y experiencias aplicables a los procesos organizacionales.
21. Capacidad para competir en los mercados globalizados.
22. Derribar las barreras o muros interiores, permitiendo con ello un potente y auténtico trabajo en equipo.
23. Capacidad para acomodarse de manera continua a los bruscos cambios en el mercado (generadas por razones sociales, culturales, económicas y políticas, entre otras).
COACHING
Coaching: Consiste en dar retroalimentación motivacional para mantener y mejorar el desempeño, lo que significa comunicación. Ayuda a que los lideres se concentren en los objetivos, desarrollen su capacidad de comprensión interpersonal y su sentido común.
Cultivar habilidades personales para brindar un buen entrenamiento es una parte importante del desarrollo de todo líder. No importa el cargo, si es directivo o no, un líder puede entrenar a los demás, incluido su jefe.
El Coaching es un modelo que tiene la finalidad de desarrollar el potencial de las personas, de forma metódica estructurada y eficaz. Los principios en los que se apoya son:
- El Coaching se centra en las posibilidades del futuro, no en los errores del pasado ni en el rendimiento actual.
- Para obtener lo mejor de las personas, el coach debe creer en su potencial. Nuestras creencias sobre las capacidades de los otros tienen un impacto directo sobre su actuación.
- El Coaching funciona sobre la base de una relación de confianza y confidencialidad mantenida entre el entrenador y el entrenado.
- El entrenado no aprende del coach, sino de sí mismo estimulado por el coach. Aunque a veces no es fácil, el coach debe evitar transferir su experiencia al entrenado, ya que si lo hiciera, estaría incumpliendo uno de los principios básicos del Coaching.
¿Cuál es la esencia del modelo?
Nuestros resultados son consecuencia de nuestras acciones o conductas, y estas a su vez, son el reflejo de nuestros pensamientos. La mejora del rendimiento se produce, cuando enriquecemos nuestros modelos mentales y podemos generar nuevas respuestas.
La esencia del Coaching pasa por enriquecer el modelo mental del entrenado, incrementando su nivel de conciencia y facilitándole el paso a la acción. Todo ello basándose en preguntas y feedback (retroalimentación) descriptivo o no evaluativo. La secuencia podría ser:
1. Descripción de la situación deseada (objetivo)
2. Descripción de la situación actual (área de mejora o dificultad)
3. Mapa de opciones y recursos (generación y selección)
4. Plan acción (plan específico de actuación)
5. Resultados (control y seguimiento)
En las fases primera y segunda, el objetivo del coach es incrementar el nivel de conciencia (sensorial y emocional) del entrenado. Esta fase es fundamental, ya que solo podemos controlar aquello de lo que somos conscientes, ser consciente nos da poder para actuar.
En la fase tercera el objetivo es implicarlo en la generación de alternativas y en la creación de un plan de acción (su plan). Finalmente solo queda establecer cómo y cuándo vamos a evaluar los resultados.
El Coaching permite aplicar ese cambio de rol en las organizaciones, aportando un modelo estructurado y eficaz, que permite impulsar el desarrollo del potencial de los colaboradores.
El Coaching aporta valor a las organizaciones porque:
- Mejora del rendimiento de los colaboradores.
- Desarrolla el potencial de las personas.
- Mejora las relaciones líder-colaborador.
- Desarrolla el liderazgo
- Enfatiza el empoderamiento y fomenta su aplicación.
- Mejora notablemente la motivación.
- Mejora notable de la implicación y el compromiso.
Refuerza la autoestima.
Dada la importancia de los beneficios, cada vez son más las organizaciones que lo incorporan a su cultura y estilo directivo.
Definición de COACH:
Como este estilo de liderazgo se basa en los modelos de COACHES en los equipos deportivos de alta competencia, podemos resumir las virtudes que debe tener cada uno, en las siguientes:
El “Coach” se preocupa por el crecimiento personal y profesional de cada una de las personas del equipo y del suyo propio. Es un líder que promueve la unidad del equipo, sin preferencias individuales y consolida la relación dentro del equipo para potencializar la suma de talentos individuales.
El “Coach” como líder de equipo lidera mediante el ejemplo, posee una visión del trabajo ganadora y trascendente; selecciona talentos, capacita y entrena a su equipo de manera continua, individualizada y en trabajo de equipo con orientación hacia el desempeño; acompaña a su equipo en el terreno haciendo un seguimiento continuo y un entrenamiento en el campo garantizando que el desarrollo de conocimientos, habilidades, actitudes, comportamiento ético del grupo se convierta en una acción real en el trabajo diario.
El “Coach” establece valores, normas de comportamiento y disciplina, reglas del juego, estrategias y tácticas orientadas hacia el mejoramiento del desempeño de los integrantes del equipo y del equipo mismo que le llevan a un sitio de liderazgo dentro del mercado competitivo.
El “Coach” motiva a su equipo y desarrolla personas autónomas, profesionales con desarrollo integral, enseña a cada persona las técnicas de la auto-motivación y el proceso para mantener una estima propia alta, patrimonio de los talentos de éxito.
El “Coach” guía y orienta el desarrollo individual humano haciendo continuamente planes de acción específicos individuales para el desarrollo integral de la persona y un seguimiento continuo en el terreno apoyando y garantizando el comportamiento deseado siempre medido sobre los resultados que se van presentando.
El “Coach” estabiliza el trabajo del equipo para que la visión sea compartida, los objetivos y metas del equipo sean de todos, el sistema de valores y cultura sea homogéneos, y el compromiso total, permitiendo el desarrollo de creatividad e innovación para que la permanencia del equipo en el liderazgo sea continua en el tiempo.
Características del Coach:
Podríamos citar las siguientes:
CLARIDAD
APOYO
CONSTRUCCION DE CONFIANZA
MUTUALIDAD
PERSPECTIVA
RIESGO
PACIENCIA
CONFIDENCIALIDAD
RESPETO
El Coach se apoya con modernas herramientas e instrumentos de tecnología de Gestión como son:
- El Score card ó índices de gestión del desempeño de cada integrante del equipo.
- Hoja de “Coaching” para el seguimiento estructurado al acompañamiento en el terreno.
- Módulos de Entrenamiento adecuados a las necesidades individuales y de grupo del equipo.
- Instrumentos de medición sobre conocimientos, habilidades, actitudes y comportamiento ético de las personas.
El “Coaching” requiere de competencias específicas del “Coach” como:
- Poseer esa Visión Trascendente y Ganadora para movilizar a un grupo hacia altísimos logros creando un sentido especial del trabajo, una pasión hacia la excelencia en cada uno de los integrantes y un compromiso superior de la gente.
- Observar- Preguntar- Escuchar- Retro-alimentar equilibradamente y confrontar hacia el desempeño
- Diagnosticar y establecer continuamente planes de acción para el crecimiento individual de las competencias de la persona para su desarrollo integral.
- Las competencias para realizar capacitación hacia el desempeño y entrenamiento continuo hacia a la acción junto con las competencias requeridas para administrar metodologías de aprendizaje.
- Competencias para impulsar la motivación individual y de grupo.
- Competencias para hacer un trabajo en equipo equilibrando fortalezas y debilidades de los integrantes y generando un ambiente de unidad de grupo por sobre todos los intereses individuales.
- Finalmente las competencias requeridas para liderar su propio crecimiento individual dentro de una senda de auto-desarrollo, humanismo alentador y altísima orientación a los resultados.
¡El COACHING entonces se convierte en el estilo de Liderazgo para Hacer equipos de Trabajo de Categoría Mundial!
Los líderes que le prestan atención a lo que está ocurriendo obtienen mejores resultados que los que intentan aplicar técnicas aprendidas de memoria, recetas fijas y modelos racionales.
El resultado del trabajo depende de la calidad de la comunicación (hablar y escuchar) entre el líder y su gente.
La efectividad del líder surge del nivel de asociación que se crea entre él y las personas con quienes, a través de quienes y por quienes es hecho el trabajo y se generan los resultados.
Los líderes efectivos son hábiles para generar un clima organizacional que le dé poder a su gente.
El liderazgo puede ser visto esencialmente como un arte basado en las personas que enfoca en la creación y mantenimiento de un clima, un medio y un contexto que le posibilita a la gente el logro de los resultados y logros deseados. El Coaching, tal como usamos el término, se refiere a la actividad de crear, por medio de la comunicación, el clima, medio y contexto que le otorga poder a los individuos y equipos para generar resultados.
El Coaching captura estos rasgos esenciales de un modo que le permite a la gente cambiar el paradigma de control / orden / prescripción por uno diseñado para reconocer y darle poder a las personas en acción. Crea un nuevo contexto para el liderazgo, uno que promueve una genuina asociación entre líderes y empleados de modo que ambos puedan lograr más que hasta el momento habían imaginado desde la perspectiva de nuestra cultura de liderazgo tradicional.
El Coaching se presenta como una conversación que crea esa nueva cultura, no como una técnica dentro de la vieja cultura. Se produce dentro de un tipo particular de relación entre el líder y sus empleados.
Características del Coaching:
1. CONCRETA: Se debe utilizar un lenguaje que va al grano y anima a la persona que esta haciendo acompañada a ser específica. Se focaliza en los aspectos objetivos y descriptivos del desempeño. El desempeño puede ser mejorado solamente cuando puede ser descrito en forma precisa que ambas partes entiendan exactamente lo mismo que se esta discutiendo.
2. INTERACTIVA: En este tipo de conversaciones se intercambia información. Se dan preguntas y respuestas, se intercambian ideas con el total envolvimiento de ambas partes.
3. RESPONSABILIDAD COMPARTIDA: Tanto el coach como el subordinado tiene una responsabilidad compartida para trabajar juntos en la mejora continua del desempeño. Todos los participantes comparten la responsabilidad de lograr que la conversación sea lo mas útil posible y por la mejora del desempeño que sigue a la conversación.
4. FORMA ESPECIFICA: Esta forma esta determinada por dos factores primordiales: la meta de la conversación esta claramente definida y el flujo de la conversación implica una primera fase en la cual se amplia la información, para luego focalizarla en aspectos específicos en la medida en que los participantes logran la meta pautada al inicio de la conversación.
5. RESPETO: El líder que utiliza este modelo comunica en todo momento su respeto por la persona que recibe el Coaching.
Elementos del Coaching:
1. VALORES: El coaching tiene como base fundamental los valores innatos de cada persona. Si no, se convierte simplemente en una serie de trucos conductuales o algunas técnicas de comunicación interesante.
2. RESULTADOS: El coaching es un proceso orientado a resultados y que tiene como consecuencia la mejora continua del desempeño, ya sea individual o grupal.
3. DISCIPLINA: El coaching es una interacción disciplinaria. A fin de lograr la meta de la mejora continua, un coach debe ser lo suficientemente disciplinado como para crear las condiciones esenciales, aprender, desarrollar y utilizar las habilidades criticas y manejar adecuadamente una conversación bajo este método.
4. ENTRENAMIENTO: Para emprender conversaciones de coaching reales, se requiere de entrenamientos. No basta el conocimiento intuitivo o la simple memorización de ideas y conceptos, ya que esto no garantiza que se lleve a cabo conversaciones orientadas a mejorar el desempeño.
¿Cómo dar retroalimentación con base en el coaching?
A continuación se presentan algunas pautas y modelos basados en el coaching para dirigir empleados que no se desempeñan de la manera que se espera.
1. Establezca una relación laboral de apoyo
2. Proporcione elogios y reconocimiento
3. Evite culpar y avergonzar
4. Concéntrese en el comportamiento y no en la persona
5. Haga que los empleados evalúen su propio desempeño
6. Dé retroalimentación específica y descriptiva
7. Dé retroalimentación basada en el coaching
8. Modele y forme a la persona
9. Retroalimente de manera oportuna, pero flexible
10. No critique
Tipos de Coaching:
En algunos países como Estados Unidos existen diversos tipos de Coaching, como: coaching de carrera, de jubilación, de transición; coaching para el cambio de empleo; coaching para las finanzas, etc.
Sin embargo, en lugares donde la cultura del entrenamiento y/o acompañamiento no está tan definida ni desarrollada, se pueden establecer los siguientes tipos:
COACHING CORPORATIVO, que atiende a las necesidades de un individuo dentro de una empresa o de una organización, y que abarca áreas como la mejora del rendimiento, el desarrollo del liderazgo, la planificación estratégica, la mejora en el desempeño individual, etc.
COACHING PERSONAL, que se centra en las necesidades específicas de un individuo fuera del contexto organizativo, y en el que se trabajan tanto aspectos de tipo personal como de tipo profesional: establecer objetivos en la vida, clarificar la elección de carrera, compatibilizar trabajo y familia, etc.
INFLUENCIA Y PODER
INFLUENCIA: Es el poder que ejerce alguien en los comportamientos y actitudes de otro.
Para ascender en la escala corporativa de la empresa se deberá influir, ejercer poder, regirse por políticas organizacionales y negociar para obtener lo que desea.
Las investigaciones han demostrado que la capacidad de influir en la administración ejerce un efecto directo en el desempeño organizacional. El poder, la política y la negociación son formas de influir en los demás.
1.1 Procesos y Resultados de la influencia.
Existen tres modalidades de proceso de influencia que son:
Sumisión Instrumental: Es cuando la persona se comporta como se le pide con la finalidad de obtener una recompensa o evitar un castigo; controlado por el líder.
Interiorización: Es cuando la persona se compromete con la influencia del líder por que lo atraen los valores, las opiniones o la imagen personal de este. El compromiso se obtiene independientemente de lograr un castigo o un beneficio, y la lealtad es con las ideas no con el líder que las comunica.
Identificación: La persona se compromete a imitar al líder o adoptar sus mismas actitudes para complacerlo y ser como él.
1.2 Resultados de las Tentativas de influencia.
Se pueden diferenciar tres resultados cualitativamente distintos que se obtienen tras las tentativas de influencia:
· Compromiso: Es cuando la persona concuerda internamente con el líder y hace un gran esfuerzo para comportarse en la forma que él lo indica. Cuando el líder realiza cambios complejos, es crucial el compromiso del seguidor para llevar a cabo adecuadamente la modificación.
· Sumisión: Ocurre cuando el seguidor esta dispuesto a hacer lo que el líder le pide, pero se muestra indiferente en lugar de entusiasta con el cambio, y solamente esta dispuesto a realizar un mínimo esfuerzo.
· Resistencia: Es cuando la persona se opone a que el líder influya en él para que cambie de comportamiento y trate de evitar dicha modificación. (pondrá pretextos para no realizar el cambio – tratara de persuadir al líder frente al cambio, etc).
Se dice que el proceso de influencia rinde buenos frutos cuando se obtiene como compromiso el compromiso y la sumisión, pero es infructuoso cuando el resultado es la resistencia.
1.3 Tácticas de influencia
Se han identificado algunas categorías conductuales que ejercen una influencia preactiva de interés para los administradores. Las tácticas se utilizan para influir positivamente evitando la resistencia. Las tácticas son:
1 Persuasión Racional: Es cuando el líder presenta argumentos lógicos con pruebas objetivas para convencer al seguidor de que el comportamiento dará por resultado la consecución de los objetivos.
2 Exhortación: Es cuando el líder intenta despertar el entusiasmo del seguidor mediante la interiorización para que logre el objetivo. El líder apela a los valores intereses y las aspiraciones de los seguidores o estimula sus emociones y entusiasmo.
3 Congraciamiento: Es la posición en la que el líder se muestra amigable y elogia a sus seguidores para propiciar en ellos un buen estado de ánimo antes de pedirles que cumplan con los objetivos. Además el líder debe ser sincero para que surta buen efecto.
4 Táctica de Solicitud Personal: Es el recurso de un líder, basándose en la lealtad, amistad, solicitando a sus seguidores que cumplan con el objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Comience a planear que necesita un favor, explique por que es importante y luego pida el favor.
Aluda a sus amigos
Dígale a sus seguidores que usted cuenta con ellos
5 Intercambio: Estrategia en al cual el líder ofrece una recompensa a quien ayuda a cumplir el objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Ofrezca compartir los beneficios
Ofrezca una recompensa no relacionada
Ofrezca una ayuda al seguidor
Ofrezca hacer algo de trabajo cotidiano del seguidor
Ofrezca reciprocidad “Hoy por mi, mañana por ti”
6 Coalición: Esta es una opción mediante la cual el líder recurre a terceros para persuadir a un seguidor de que cumpla con un objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Informe al seguidor que apoya su idea
Cuente con alguien a su lado, que lo respalde al hacer la solicitud
Haga que los partidarios den seguimiento a su propuesta
Solicite la ayuda de una autoridad superior
7 Legitimación: En esta estrategia el líder se basa en la autoridad organizacional en la cual se ha hecho una solicitud razonable y que el seguidor debe cumplir con el objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Aluda políticas, procedimientos, reglas, y otros documentos organizacionales
Remítase a documentos
Refiérase algún precedente
Mencione el nombre de quien le confirió a UD su autoridad
8 Presión: Posición en la cual el líder recurre a una advertencia y/o amenaza disciplinaria y se vale de acciones asertivas como exigencias reiterativas y una verificación frecuente del seguidor para así asegurarse de que cumple con el objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Sea persistente
Fije plazos específicos para la consecución de tareas
Revise el balance frecuentemente
La efectividad en las tácticas de la influencia se basan en la eficacia de estas y de la exhortación para lograr un compromiso en la consecución del objetivo puede analizarse desde 2 niveles: cuando se usa individualmente y cuando se combinan.
Cuando se usan individualmente la consulta y la exhortación son estrategias mas o menos efectivas para ganarse el compromiso en la tarea independiente de la dirección, aunque son empleadas con mayor frecuencia con orientación ascendente y lateral.
La combinación en las tácticas suaves resultan mas efectivas así como las estrategias con persuasión racional., sin embrago se mezclan suaves y duras, esta tentativa de influencia resulta menos efectiva.
PODER: Se define como la influencia el potencial de el líder en los seguidores. Como el poder es una posibilidad de influenciar, en realidad uno no tiene que recurrir a él para influir en otos.
2.1 Fuentes de Poder
Poder por posición: proviene de la alta dirección y se delega en forma descendente en la cadena de mando. Por lo tanto una persona en una posición administrativa tiene una influencia potencial (poder) mayor que un empleado que no lo esta.
Poder Personal: Se deriva del seguidor con base en el comportamiento del líder. Los lideres carismáticos cuentan con poder personal.
1.2 Modalidades de Poder y formas de incrementarlo.
Poder Legitimo: Autoridad basada en el poder por posición concedida a quien lo ostenta por su sitio en la organización.
Poder de recompensa: Poder basado en la capacidad de quien lo ostenta de influir en los demás ofreciéndoles algo de valor para ellos.
Poder coercitivo: Autoridad que consiste en castigar y negar recompensas para influir a fin de lograr la sumisión de alguien.
Poder de Referencia: Autoridad basada en la relación personal con los demás.
Poder experto: Autoridad basada en la destreza y el conocimiento de quien la ostenta
Poder por información: Es el poder basado en que la información que desean los demás la posee quien ostenta el poder.
Poder por conexión: Autoridad proveniente de la relación con personas influyentes.
POLITICA ORGANIZACIONAL
Política: Proceso de obtención y utilización del poder. Los administradores se valen de su poder por posición y de las políticas existentes para aumentarlo.
Red de Conexiones: Proceso que consiste en establecer relaciones con el propósito de socializar.
Reciprocidad: Establecimiento de obligaciones y alianzas, y su uso para lograr objetivos.
Coaliciones: Como táctica de influencia es un comportamiento político.
DIRECTRICES PARA DESARROLLAR DESTREZAS POLÍTICAS
Conozca la cultura organizacional y a los miembros poderosos
Establezca buenas relaciones de trabajo en especial con su jefe
Sea un participante leal y sincero de su equipo
Gane reconocimiento
Aplicar acertadamente las directrices de comportamiento anteriores puede llevarlo a desarrollar mayores destrezas políticas.
Para ascender en la escala corporativa de la empresa se deberá influir, ejercer poder, regirse por políticas organizacionales y negociar para obtener lo que desea.
Las investigaciones han demostrado que la capacidad de influir en la administración ejerce un efecto directo en el desempeño organizacional. El poder, la política y la negociación son formas de influir en los demás.
1.1 Procesos y Resultados de la influencia.
Existen tres modalidades de proceso de influencia que son:
Sumisión Instrumental: Es cuando la persona se comporta como se le pide con la finalidad de obtener una recompensa o evitar un castigo; controlado por el líder.
Interiorización: Es cuando la persona se compromete con la influencia del líder por que lo atraen los valores, las opiniones o la imagen personal de este. El compromiso se obtiene independientemente de lograr un castigo o un beneficio, y la lealtad es con las ideas no con el líder que las comunica.
Identificación: La persona se compromete a imitar al líder o adoptar sus mismas actitudes para complacerlo y ser como él.
1.2 Resultados de las Tentativas de influencia.
Se pueden diferenciar tres resultados cualitativamente distintos que se obtienen tras las tentativas de influencia:
· Compromiso: Es cuando la persona concuerda internamente con el líder y hace un gran esfuerzo para comportarse en la forma que él lo indica. Cuando el líder realiza cambios complejos, es crucial el compromiso del seguidor para llevar a cabo adecuadamente la modificación.
· Sumisión: Ocurre cuando el seguidor esta dispuesto a hacer lo que el líder le pide, pero se muestra indiferente en lugar de entusiasta con el cambio, y solamente esta dispuesto a realizar un mínimo esfuerzo.
· Resistencia: Es cuando la persona se opone a que el líder influya en él para que cambie de comportamiento y trate de evitar dicha modificación. (pondrá pretextos para no realizar el cambio – tratara de persuadir al líder frente al cambio, etc).
Se dice que el proceso de influencia rinde buenos frutos cuando se obtiene como compromiso el compromiso y la sumisión, pero es infructuoso cuando el resultado es la resistencia.
1.3 Tácticas de influencia
Se han identificado algunas categorías conductuales que ejercen una influencia preactiva de interés para los administradores. Las tácticas se utilizan para influir positivamente evitando la resistencia. Las tácticas son:
1 Persuasión Racional: Es cuando el líder presenta argumentos lógicos con pruebas objetivas para convencer al seguidor de que el comportamiento dará por resultado la consecución de los objetivos.
2 Exhortación: Es cuando el líder intenta despertar el entusiasmo del seguidor mediante la interiorización para que logre el objetivo. El líder apela a los valores intereses y las aspiraciones de los seguidores o estimula sus emociones y entusiasmo.
3 Congraciamiento: Es la posición en la que el líder se muestra amigable y elogia a sus seguidores para propiciar en ellos un buen estado de ánimo antes de pedirles que cumplan con los objetivos. Además el líder debe ser sincero para que surta buen efecto.
4 Táctica de Solicitud Personal: Es el recurso de un líder, basándose en la lealtad, amistad, solicitando a sus seguidores que cumplan con el objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Comience a planear que necesita un favor, explique por que es importante y luego pida el favor.
Aluda a sus amigos
Dígale a sus seguidores que usted cuenta con ellos
5 Intercambio: Estrategia en al cual el líder ofrece una recompensa a quien ayuda a cumplir el objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Ofrezca compartir los beneficios
Ofrezca una recompensa no relacionada
Ofrezca una ayuda al seguidor
Ofrezca hacer algo de trabajo cotidiano del seguidor
Ofrezca reciprocidad “Hoy por mi, mañana por ti”
6 Coalición: Esta es una opción mediante la cual el líder recurre a terceros para persuadir a un seguidor de que cumpla con un objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Informe al seguidor que apoya su idea
Cuente con alguien a su lado, que lo respalde al hacer la solicitud
Haga que los partidarios den seguimiento a su propuesta
Solicite la ayuda de una autoridad superior
7 Legitimación: En esta estrategia el líder se basa en la autoridad organizacional en la cual se ha hecho una solicitud razonable y que el seguidor debe cumplir con el objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Aluda políticas, procedimientos, reglas, y otros documentos organizacionales
Remítase a documentos
Refiérase algún precedente
Mencione el nombre de quien le confirió a UD su autoridad
8 Presión: Posición en la cual el líder recurre a una advertencia y/o amenaza disciplinaria y se vale de acciones asertivas como exigencias reiterativas y una verificación frecuente del seguidor para así asegurarse de que cumple con el objetivo. Cuando acuda a estas solicitudes debe seguir las siguientes directrices:
Sea persistente
Fije plazos específicos para la consecución de tareas
Revise el balance frecuentemente
La efectividad en las tácticas de la influencia se basan en la eficacia de estas y de la exhortación para lograr un compromiso en la consecución del objetivo puede analizarse desde 2 niveles: cuando se usa individualmente y cuando se combinan.
Cuando se usan individualmente la consulta y la exhortación son estrategias mas o menos efectivas para ganarse el compromiso en la tarea independiente de la dirección, aunque son empleadas con mayor frecuencia con orientación ascendente y lateral.
La combinación en las tácticas suaves resultan mas efectivas así como las estrategias con persuasión racional., sin embrago se mezclan suaves y duras, esta tentativa de influencia resulta menos efectiva.
PODER: Se define como la influencia el potencial de el líder en los seguidores. Como el poder es una posibilidad de influenciar, en realidad uno no tiene que recurrir a él para influir en otos.
2.1 Fuentes de Poder
Poder por posición: proviene de la alta dirección y se delega en forma descendente en la cadena de mando. Por lo tanto una persona en una posición administrativa tiene una influencia potencial (poder) mayor que un empleado que no lo esta.
Poder Personal: Se deriva del seguidor con base en el comportamiento del líder. Los lideres carismáticos cuentan con poder personal.
1.2 Modalidades de Poder y formas de incrementarlo.
Poder Legitimo: Autoridad basada en el poder por posición concedida a quien lo ostenta por su sitio en la organización.
Poder de recompensa: Poder basado en la capacidad de quien lo ostenta de influir en los demás ofreciéndoles algo de valor para ellos.
Poder coercitivo: Autoridad que consiste en castigar y negar recompensas para influir a fin de lograr la sumisión de alguien.
Poder de Referencia: Autoridad basada en la relación personal con los demás.
Poder experto: Autoridad basada en la destreza y el conocimiento de quien la ostenta
Poder por información: Es el poder basado en que la información que desean los demás la posee quien ostenta el poder.
Poder por conexión: Autoridad proveniente de la relación con personas influyentes.
POLITICA ORGANIZACIONAL
Política: Proceso de obtención y utilización del poder. Los administradores se valen de su poder por posición y de las políticas existentes para aumentarlo.
Red de Conexiones: Proceso que consiste en establecer relaciones con el propósito de socializar.
Reciprocidad: Establecimiento de obligaciones y alianzas, y su uso para lograr objetivos.
Coaliciones: Como táctica de influencia es un comportamiento político.
DIRECTRICES PARA DESARROLLAR DESTREZAS POLÍTICAS
Conozca la cultura organizacional y a los miembros poderosos
Establezca buenas relaciones de trabajo en especial con su jefe
Sea un participante leal y sincero de su equipo
Gane reconocimiento
Aplicar acertadamente las directrices de comportamiento anteriores puede llevarlo a desarrollar mayores destrezas políticas.
LIDERAZGO
Liderazgo : Proceso en el cual influyen lideres sobre seguidores y viceversa, para lograr los objetivos de una organización a través del cambio.
Líderes y seguidores: un líder es quien puede ser un administrador o subordinado, cuenta con la habilidad de influir sobre los demás.
Un seguidor es alguien quien recibe la influencia de un líder y puede ser administrador o subordinado.
Las organizaciones clasifican a sus empleados en dos categorías:
· 1. Administradores (directores, gerentes o jefes), que cuentas con subordinados y con autoridad formal para decirle que deben hacer. Los administradores desempeñan cuatro funciones fundamentales:
Planeación - Organización - Dirección – Control
· 2. Empleados son los que no poseen tal autoridad.
Influencia. Influir es el proceso en el que el líder comunica sus ideas, los seguidores las aceptan y se sienten motivados para respaldarlas y efectuar el cambio. La influencia es la parte medular del liderazgo.
Los líderes eficaces saben cuando guiar y cuando seguir; por ello con frecuencia intercambian papeles en el proceso de influencia-
Liderazgo Compartido: es cuando diferentes integrantes de un grupo desempeñan funciones de liderazgo y así influyen en el comportamiento de este-
Coliderazgo: es cuando el poder y el reconocimiento se reparten sin cortapisas en la organización.
Los líderes eficaces cuentan con uno o más colegas cercanos que influyen en ellos.
Objetivos Organizacionales: El liderazgo ocurre cuando los seguidores sienten el influjo de hacer lo que es ético y benéfico para la organización y para ellos mismos. Los líderes eficaces plantean metas claras.
Cambio. Influir y establecer objetivos son temas indisolubles del cambio. Las organizaciones necesitan modificarse de continuo, adaptándose a un ambiente global que se transforma con rapidez
La Gente. Liderazgo es sinónimo de dirigir a individuos y debe llevarse bien con los demás. Los lideres y seguidores capaces disfrutan del trabajo con las personas y de coadyuvar a que estas tengan éxito.
Por qué es importante el liderazgo. Los administradores deben ser conscientes de que la motivación y el liderazgo son claves para formar directores y gerentes competentes. La habilidad de liderazgo es importante al dirigir una empresa en crecimiento. Un liderazgo sólido llevan al éxito a un a compañía, por tanto para ser exitoso, se necesita cultivar habilidades de liderazgo.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL LIDERAZGO
Henry Mintzberg definió función como el conjunto de comportamientos que se espera de un líder para lograr los objetivos organizacionales.
FUNCIONES INTERPERSONALES
De representación
De Líder
De enlace
FUNCIONES INFORMATIVAS
De Vigilancia
De Difusión
De portavoz
FUNCIONES DECISIONALES
Emprendedor
Manejo de dificultades
De asignación de recursos
De negociador
FUNCIONES INTERPERSONALES: Comprenden actividades de representación, de líder y de enlace.
1. Función de Representación: Los líderes desempeñan esta función cuando representan a la organización o del departamento al que dirigen en actividades legales, ceremoniales y simbólicas. Ejemplo
· Firmar documentos oficiales (autorización de gastos, cheques, vales, contratos Etc.)
· Recibir a clientes o compradores en calidad de representante de la empresa.
· Presidir reuniones, hablar con la gente de manera informal.
2. Función de líder: Operar en forma efectiva la unidad que tiene a cargo. Por tanto la función de un líder domina todo el comportamiento administrativo por ejemplo:
· Escuchar y entrenar.
· Dar instrucciones y capacitar.
· Evaluar desempeño.
3. Función de Enlace: los líderes interactúan con personas Externas de la organización. El enlace implica crear toda una red de contactos para fomentar las relaciones y obtener información y aceptación. Las políticas son parte fundamental del en la ce ya que el líder las debe conocer, algunas actividades son.
· Formar parte de comisiones
· Asistir a reuniones de asociaciones profesionales comerciales para mantenerse en comunicación.
FUNCIONES INFORMATIVAS
4. Función de Monitoreo: Al obtener información, la cual se analiza para detectar problemas y oportunidades, y para entender sucesos externos a la unidad de la organización. La información se recibe a través de acciones como:
· Lectura de memorandos, informes, publicaciones
· Hablar con los demás, asistir a juntas y reuniones.
· Observar (visitar, por ejemplo tiendas de competencia)
5. Función de difusión: Cuando los lideres envían información al resto de la organización. Los administradores tiene información restringida para sus subordinados, se puede trasmitir en forma original o resumida hay dos formas:
· Oral: Mediante correo de Voz, platicas personales, reuniones.
· Escrita: Correo electrónico o memorandos.
6. Función de Portavoz: Cuando rinden informes a personas Externas a la organización, los administradores deben informar a (el consejo de administración, el dueño, el director, otros departamentos, clientes , proveedores)
FUNCIONES DECISIONALES
7. Función de emprendedor: Al innovar e iniciar mejoras, apoyándose en ideas obtenidas en la función de monitoreo, algunas acciones son:
· Crear nuevos productos y servicios, o mejoras
8. Función manejo de dificultades: Los líderes manejan dificultades al llevar acabo acciones correctivas, es una reacción a un hecho imprevisto que genera un problema, se debe dar prioridad a esta función sobre las demás. Ejemplo de problemas:
· Huelgas , descomposturas de maquinas o equipos
· Demora en entrega de materiales
· Cumplir programas sin margen de tiempo.
9. Función de asignación de recursos: Cuando programan, solicitan autorización y realizan actividades presupuestarias Ejemplo:
· Administrar tiempo, prioridades, decidir lo que se debe hace en el momento.
· Determinar quien necesita un tiempo extra o aumento salarial.
· Programar cuando utilizaran los empleados el material o equipo.
10. Función de Negociador: Cuando representa a la organización en funciones rutinarias y extraordinarias sin límites fijos, como lograr un solo precio, pago de un empleado. Los líderes tratan de llegar a un buen arreglo para conseguir los recursos que necesitan. Ejemplo:
· Diseñar paquete salarial y de prestaciones
· Negociar contratos con clientes y sindicatos
La realización de estas funciones lo determinara la tecnología, los problemas y las características de cada organización.
NIVELES DE ANALISIS DE LA TEORIA DE LIDERAZGO
La teoría del Liderazgo presenta tres niveles de análisis, ya que la teoría del liderazgo esta planteada en forma de procesos en algunos de estos tres niveles:
Nivel de análisis individual: Se concentra en el líder y su relación con cada uno de sus seguidores, dicho nivel se llama también proceso diádico ya que se considera un proceso de influencia reciproca entre el líder y sus seguidores, ya que se examina el influjo que durante el paso de tiempo se ejerce entre el uno y el otro, líder y seguidor.
Nivel de análisis de grupo: Se concentra en la relación entre el líder y los seguidores en conjunto, dicho nivel se llama también proceso de grupo ya que es la buena contribución del líder a la marcha del grupo, y eficacia. Una parte importante del proceso del grupo son las juntas.
Nivel de análisis organizacional: Se concentra en la organización se llama también proceso organizacional; el desempeño a largo plazo depende a que esta se adapte debidamente al entorno, adquiera lo recurso necesarios y lleve a cabo un proceso de trasformación efectivo para generar sus productos y servicios.
Se enfocan en como el administrador influye en el desempeño de la organización. Los líderes carismáticos puede producir unos efectos positivos en toda la organización si aplican un liderazgo estratégico efectivo.
PARADIGMAS DE LA TEORIA DE LIDERAZGO
Hipótesis sobre aspectos relacionados con liderazgo, tienen un valor práctico porque se utilizan para pensar, percibir, estudiar, investigar y controlar un buen comportamiento de liderazgo.
Las teorías sobre liderazgo se clasifican en:
Paradigma de la Teoría de rasgos
Teoría mediante que se intenta determinar características distintivas que explican la eficiencia del liderazgo, identificando rasgos comunes a los líderes exitosos, como los rasgos físicos, psicológicos o cualidades como altos noveles e apariencia, agresividad dependencia, poder de persuasión y dominio.
Paradigma de la Teoría de Comportamiento
Esta teoría de explicar los estilos distintivos de los líderes o de definir la naturaleza de su labor, señalan rasgos y comportamientos que ayudaron hacer de su gerente o jefe anterior un actual líder eficaz.
Paradigma de la Teoría por contingencia.
Trata de explicar la efectividad de un estilo de liderazgo en función de líder los seguidores y la situación, los rasgos y conductas aseguran el éxito con base a situaciones, esta teoría destaca la importancia de factores situacionales como la índole es del trabajo realizado.
Paradigma de la Teoría integral.
Trata de combinar las teorías de de rasgos del comportamiento y de contingencias para explicar por que son fructíferas ciertas relaciones de influencia entre lideres y seguidores. Los investigadores tratan de explicar por que los seguidores de algunos lideres se muestran dispuestos a trabajar arduamente e incluso hacer sacrificios para lograr los objetivos del grupo o la organización, las teorías permiten identificar conductas y rasgos que facilitan al efectividad del líder.
De la administración al paradigma de la teoría del liderazgo
El paradigma ha pasado de la administración al liderazgo, la función de los administradores esta en evolución: los exitosos ocurren a forma de liderazgo verdaderamente democráticos al compartir la responsabilidad de la dirección de empleados
Comparacion entre Administracion y Liderazgo
ADMINISTRACION
*Se percibe como la practica de ideas del líder y el manteniendo y la administración de la infraestructura organizacional.
*Orienta tareas al desempeñar funciones administrativas, planea, organiza y controla.
*predecible, planeación, organización y control mediante un comportamiento coherente. Se prefiere la estabilidad.
*estabilidad, control, la competencia el trabajo y la uniformidad,
* los planes son a corto plazo, sin correr riesgos, basados en la conservación y la limitación.
LIDERAZGO
* Comprende articulación de una visión organizacional, motiva al personal y contra los aspectos estresantes y problemáticos de los ambientes externos.
* se concentra en la función de dirección.
*se realizan cambios innovadores que son muy predecibles.
Se prefiere el cambio.
* el cambio, la delegación de funciones, la colaboración , la gente y la diversidad.
*los planes son a largo plazo, asume riesgos, innova y genera nuevas cosas.
Como desarrollar habilidades de liderazgo
Ejercicio de auto evaluación
Ejercicios de representación de papeles
Ejercicios para desarrollar destreza
Formación por modelaje conductual.
Ejercicios.
Líderes y seguidores: un líder es quien puede ser un administrador o subordinado, cuenta con la habilidad de influir sobre los demás.
Un seguidor es alguien quien recibe la influencia de un líder y puede ser administrador o subordinado.
Las organizaciones clasifican a sus empleados en dos categorías:
· 1. Administradores (directores, gerentes o jefes), que cuentas con subordinados y con autoridad formal para decirle que deben hacer. Los administradores desempeñan cuatro funciones fundamentales:
Planeación - Organización - Dirección – Control
· 2. Empleados son los que no poseen tal autoridad.
Influencia. Influir es el proceso en el que el líder comunica sus ideas, los seguidores las aceptan y se sienten motivados para respaldarlas y efectuar el cambio. La influencia es la parte medular del liderazgo.
Los líderes eficaces saben cuando guiar y cuando seguir; por ello con frecuencia intercambian papeles en el proceso de influencia-
Liderazgo Compartido: es cuando diferentes integrantes de un grupo desempeñan funciones de liderazgo y así influyen en el comportamiento de este-
Coliderazgo: es cuando el poder y el reconocimiento se reparten sin cortapisas en la organización.
Los líderes eficaces cuentan con uno o más colegas cercanos que influyen en ellos.
Objetivos Organizacionales: El liderazgo ocurre cuando los seguidores sienten el influjo de hacer lo que es ético y benéfico para la organización y para ellos mismos. Los líderes eficaces plantean metas claras.
Cambio. Influir y establecer objetivos son temas indisolubles del cambio. Las organizaciones necesitan modificarse de continuo, adaptándose a un ambiente global que se transforma con rapidez
La Gente. Liderazgo es sinónimo de dirigir a individuos y debe llevarse bien con los demás. Los lideres y seguidores capaces disfrutan del trabajo con las personas y de coadyuvar a que estas tengan éxito.
Por qué es importante el liderazgo. Los administradores deben ser conscientes de que la motivación y el liderazgo son claves para formar directores y gerentes competentes. La habilidad de liderazgo es importante al dirigir una empresa en crecimiento. Un liderazgo sólido llevan al éxito a un a compañía, por tanto para ser exitoso, se necesita cultivar habilidades de liderazgo.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL LIDERAZGO
Henry Mintzberg definió función como el conjunto de comportamientos que se espera de un líder para lograr los objetivos organizacionales.
FUNCIONES INTERPERSONALES
De representación
De Líder
De enlace
FUNCIONES INFORMATIVAS
De Vigilancia
De Difusión
De portavoz
FUNCIONES DECISIONALES
Emprendedor
Manejo de dificultades
De asignación de recursos
De negociador
FUNCIONES INTERPERSONALES: Comprenden actividades de representación, de líder y de enlace.
1. Función de Representación: Los líderes desempeñan esta función cuando representan a la organización o del departamento al que dirigen en actividades legales, ceremoniales y simbólicas. Ejemplo
· Firmar documentos oficiales (autorización de gastos, cheques, vales, contratos Etc.)
· Recibir a clientes o compradores en calidad de representante de la empresa.
· Presidir reuniones, hablar con la gente de manera informal.
2. Función de líder: Operar en forma efectiva la unidad que tiene a cargo. Por tanto la función de un líder domina todo el comportamiento administrativo por ejemplo:
· Escuchar y entrenar.
· Dar instrucciones y capacitar.
· Evaluar desempeño.
3. Función de Enlace: los líderes interactúan con personas Externas de la organización. El enlace implica crear toda una red de contactos para fomentar las relaciones y obtener información y aceptación. Las políticas son parte fundamental del en la ce ya que el líder las debe conocer, algunas actividades son.
· Formar parte de comisiones
· Asistir a reuniones de asociaciones profesionales comerciales para mantenerse en comunicación.
FUNCIONES INFORMATIVAS
4. Función de Monitoreo: Al obtener información, la cual se analiza para detectar problemas y oportunidades, y para entender sucesos externos a la unidad de la organización. La información se recibe a través de acciones como:
· Lectura de memorandos, informes, publicaciones
· Hablar con los demás, asistir a juntas y reuniones.
· Observar (visitar, por ejemplo tiendas de competencia)
5. Función de difusión: Cuando los lideres envían información al resto de la organización. Los administradores tiene información restringida para sus subordinados, se puede trasmitir en forma original o resumida hay dos formas:
· Oral: Mediante correo de Voz, platicas personales, reuniones.
· Escrita: Correo electrónico o memorandos.
6. Función de Portavoz: Cuando rinden informes a personas Externas a la organización, los administradores deben informar a (el consejo de administración, el dueño, el director, otros departamentos, clientes , proveedores)
FUNCIONES DECISIONALES
7. Función de emprendedor: Al innovar e iniciar mejoras, apoyándose en ideas obtenidas en la función de monitoreo, algunas acciones son:
· Crear nuevos productos y servicios, o mejoras
8. Función manejo de dificultades: Los líderes manejan dificultades al llevar acabo acciones correctivas, es una reacción a un hecho imprevisto que genera un problema, se debe dar prioridad a esta función sobre las demás. Ejemplo de problemas:
· Huelgas , descomposturas de maquinas o equipos
· Demora en entrega de materiales
· Cumplir programas sin margen de tiempo.
9. Función de asignación de recursos: Cuando programan, solicitan autorización y realizan actividades presupuestarias Ejemplo:
· Administrar tiempo, prioridades, decidir lo que se debe hace en el momento.
· Determinar quien necesita un tiempo extra o aumento salarial.
· Programar cuando utilizaran los empleados el material o equipo.
10. Función de Negociador: Cuando representa a la organización en funciones rutinarias y extraordinarias sin límites fijos, como lograr un solo precio, pago de un empleado. Los líderes tratan de llegar a un buen arreglo para conseguir los recursos que necesitan. Ejemplo:
· Diseñar paquete salarial y de prestaciones
· Negociar contratos con clientes y sindicatos
La realización de estas funciones lo determinara la tecnología, los problemas y las características de cada organización.
NIVELES DE ANALISIS DE LA TEORIA DE LIDERAZGO
La teoría del Liderazgo presenta tres niveles de análisis, ya que la teoría del liderazgo esta planteada en forma de procesos en algunos de estos tres niveles:
Nivel de análisis individual: Se concentra en el líder y su relación con cada uno de sus seguidores, dicho nivel se llama también proceso diádico ya que se considera un proceso de influencia reciproca entre el líder y sus seguidores, ya que se examina el influjo que durante el paso de tiempo se ejerce entre el uno y el otro, líder y seguidor.
Nivel de análisis de grupo: Se concentra en la relación entre el líder y los seguidores en conjunto, dicho nivel se llama también proceso de grupo ya que es la buena contribución del líder a la marcha del grupo, y eficacia. Una parte importante del proceso del grupo son las juntas.
Nivel de análisis organizacional: Se concentra en la organización se llama también proceso organizacional; el desempeño a largo plazo depende a que esta se adapte debidamente al entorno, adquiera lo recurso necesarios y lleve a cabo un proceso de trasformación efectivo para generar sus productos y servicios.
Se enfocan en como el administrador influye en el desempeño de la organización. Los líderes carismáticos puede producir unos efectos positivos en toda la organización si aplican un liderazgo estratégico efectivo.
PARADIGMAS DE LA TEORIA DE LIDERAZGO
Hipótesis sobre aspectos relacionados con liderazgo, tienen un valor práctico porque se utilizan para pensar, percibir, estudiar, investigar y controlar un buen comportamiento de liderazgo.
Las teorías sobre liderazgo se clasifican en:
Paradigma de la Teoría de rasgos
Teoría mediante que se intenta determinar características distintivas que explican la eficiencia del liderazgo, identificando rasgos comunes a los líderes exitosos, como los rasgos físicos, psicológicos o cualidades como altos noveles e apariencia, agresividad dependencia, poder de persuasión y dominio.
Paradigma de la Teoría de Comportamiento
Esta teoría de explicar los estilos distintivos de los líderes o de definir la naturaleza de su labor, señalan rasgos y comportamientos que ayudaron hacer de su gerente o jefe anterior un actual líder eficaz.
Paradigma de la Teoría por contingencia.
Trata de explicar la efectividad de un estilo de liderazgo en función de líder los seguidores y la situación, los rasgos y conductas aseguran el éxito con base a situaciones, esta teoría destaca la importancia de factores situacionales como la índole es del trabajo realizado.
Paradigma de la Teoría integral.
Trata de combinar las teorías de de rasgos del comportamiento y de contingencias para explicar por que son fructíferas ciertas relaciones de influencia entre lideres y seguidores. Los investigadores tratan de explicar por que los seguidores de algunos lideres se muestran dispuestos a trabajar arduamente e incluso hacer sacrificios para lograr los objetivos del grupo o la organización, las teorías permiten identificar conductas y rasgos que facilitan al efectividad del líder.
De la administración al paradigma de la teoría del liderazgo
El paradigma ha pasado de la administración al liderazgo, la función de los administradores esta en evolución: los exitosos ocurren a forma de liderazgo verdaderamente democráticos al compartir la responsabilidad de la dirección de empleados
Comparacion entre Administracion y Liderazgo
ADMINISTRACION
*Se percibe como la practica de ideas del líder y el manteniendo y la administración de la infraestructura organizacional.
*Orienta tareas al desempeñar funciones administrativas, planea, organiza y controla.
*predecible, planeación, organización y control mediante un comportamiento coherente. Se prefiere la estabilidad.
*estabilidad, control, la competencia el trabajo y la uniformidad,
* los planes son a corto plazo, sin correr riesgos, basados en la conservación y la limitación.
LIDERAZGO
* Comprende articulación de una visión organizacional, motiva al personal y contra los aspectos estresantes y problemáticos de los ambientes externos.
* se concentra en la función de dirección.
*se realizan cambios innovadores que son muy predecibles.
Se prefiere el cambio.
* el cambio, la delegación de funciones, la colaboración , la gente y la diversidad.
*los planes son a largo plazo, asume riesgos, innova y genera nuevas cosas.
Como desarrollar habilidades de liderazgo
Ejercicio de auto evaluación
Ejercicios de representación de papeles
Ejercicios para desarrollar destreza
Formación por modelaje conductual.
Ejercicios.
CONTROL
CONTROL
Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.
Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados.Relación con planificación.Función de todos los niveles.
PROCESO DE CONTROL
Establecer estándares *Medición del desempeño en comparación con los estándares * Corrección de desviaciones con respecto a estándares y planes de acción (relación con las otras funciones)
REQUISITOS
1. los controles deben hacerse a la medida de planes y puestos
2. hacerse a la medida de administradores específicos y sus personalidades
3. señalar las excepciones en puntos principales
4. objetividad
5. flexibilidad
6.ajustarse al clima de la organización
7. económicos
8. conducir a acciones correctivas
Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.
Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados.Relación con planificación.Función de todos los niveles.
PROCESO DE CONTROL
Establecer estándares *Medición del desempeño en comparación con los estándares * Corrección de desviaciones con respecto a estándares y planes de acción (relación con las otras funciones)
REQUISITOS
1. los controles deben hacerse a la medida de planes y puestos
2. hacerse a la medida de administradores específicos y sus personalidades
3. señalar las excepciones en puntos principales
4. objetividad
5. flexibilidad
6.ajustarse al clima de la organización
7. económicos
8. conducir a acciones correctivas
DIRECCION
DIRECCIÓNFunción de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.
En dirección encontramos temas como Liderazgo, Coordinación, Motivación, Comunicación.
COMUNICACION
Medio a través del cual se establece intercambio de información.
Proceso de comunicación:
ver proceso en gráfica anexa. a continuacion se relacionan cada uno de los conceptos que la contempla.
FUENTE: lugar en donde se emana la información o los datos.
EMISOR : es quien envía el mensaje.
CODIFICADOR : Traducción de la ideas en símbolo en un idioma que sea amigable por el receptor.
MENSAJE : Es el contenido de la información.
CANAL: medio de comunicación entre el emisor y el receptor.
DECODIFICACION: la interpretación y traducción de un mensaje para que la información tenga sentido. Cada uno es diferente.
RECEPTOR: Quien recibe el mensaje.
RUIDO: Todo lo que signifique distorsión para el mensaje.
RETROALIMENTACIÓN: Es el retorno de la comunicación( + o - ).
TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
- COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Fluye desde los altos niveles para toda la organización.
- COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Genera participación y compromiso.
- COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Necesaria para la adecuada interacción entre los subsistemas de un sistema.
- COMUNICACIÓN DIAGONAL: En términos de tiempo es mas efectivo, pero puede generar inconformismos.
- COMUNICACIÓN INFORMAL: Son las que no siguen la cadena de mando. Esta relacionado con la motivación.
ESTILOS GERENCIALES
Gerentes autocráticos : son los productores y emisores de la comunicación.
Gerentes Pasivos: la comunicación es mínima y termina por lo general haciendo todo o lo peor obteniendo cero resultados.
Gerentes Líder: son innovadores para comunicar , muy conocedores de su trabajo, manejan la comunicación verbal y no verbal, generan compromiso y entusiasmo con sus mensajes.
PROCESO TRANSMISIÓN DE MENSAJES ORALES
Ø Generar confianza
Ø Definir y transmitir el objetivo de la comunicación
Ø Verificar el conocimiento
Ø Lograr un compromiso y hacer seguimiento
Tipos de comunicación
Verbal: se da por medio del habla.
No verbal : mensajes enviados por posturas del cuerpo, expresiones faciales o movimientos corporales.
Barreras de comunicación
- Marco de referencia y escucha selectiva: emisor y receptor difieren por sus valores o necesidades(gerentes vs. Operarios)
- Credibilidad de la fuente: confianza en el emisor.
- Problemas semánticos: las mismas palabras pueden tener diferente significado para quienes las escuchan.
- Filtraje: manipular la información para que el receptor lo considere positivo.
- Lenguaje interno: Jerga técnica.
- Diferencias de status : como es mi jefe no lo contradigo
- Conducta proxémica: uso del espacio individual al comunicarse.
- Presiones de tiempo: prisa o urgencia por comunicar
- Sobrecarga comunicacional: la intranet de las oficinas o en el exceso de datos para tomar una decisión en cambio de ser información gerencial.
MOTIVACIÓN : lograr que las demás personas canalicen con todos sus energías, el cumplimiento de unos objetivos comunes(dando todos sus esfuerzos)
TIPOLOGIA DIRIGENTE
Generada por los objetivos de la compañía y sensibilidad de las personas.
FUNCIONES O HERRAMIENTAS DE LA ADMINISTRACION
Las herramientas o funciones que utiliza un administrador para cumplir sus objetivos son:
DIAGNOSTICO – PLANEACIÓN – ORGANIZACIÓN – DIRECCIÓN- EJECUCIÓN -
CONTROL.
DIAGNOSTICO :
se realiza por medio de una matriz DOFA en donde se analizan los factores externos e internos de una organización.
Las consonantes D y F analizan los factores internos y las vocales O y A las externos.
Esquema y significado de una matriz DOFA
Debilidades
Fortalezas
Oportunidades
Amenazas
PLANEACION :
Proceso de definir objetivos y acciones que deberán realizarsen para alcanzar los mismos. Este prepara escenarios futuros para participar en ellos con éxito.
Los escenarios pueden ser positivos o negativos a corto ,medio o largo plazo.
Para el proceso de planeación se emplean los siguientes pasos: Definir objetivos; Determinar en donde esta usted hoy frente a los objetivos; Determinar premisas frente a las condiciones futuras; Analizar posibles alternativas y escoger la mejor; Implementar el plan y hacer la respectiva retroalimentación.
En la planeación determinamos cual es la Misión; Visión; Objetivos; Estrategias; Políticas; Procedimientos; Reglas; Programas; Proyectos; Presupuestos y Plan de Negocios de una organización.
MISIÓN : Define cual es nuestro negocio. Esta tiene 9 componentes que son:
1.Clientes 2. Productos y Servicios 3. Mercados 4. Tecnología 5. Intereses en la supervivencia, crecimiento y sostenibilidad. 6.Filosofía; 7. Concepto Propio; 8.Preocupación por la imagen pública; 9. Interés por los empleados.
VISION : declara a largo plazo el sueño de la empresa (Tiene un componente inalcanzable, retador).
OBJETIVO : Son los resultados generales y específicos que pretende alcanzar una organización por medio del cumplimiento de su misión básica, establecidas en un curso, ayudan a la futura evaluación ,producen sinergias, revelan prioridades y sientan todas las bases del proceso administrativo. Características: Debe empezar por un Verbo, ser coherente, mesurable, razonable.
ESTRATEGIAS : Son todas las acciones y herramientas que se determinan para alcanzar los objetivos.
POLÍTICAS : Son pautas que facilitan la toma de decisiones, son una guía para los gerentes y empleados, sirven para que actúen de una manera similar en los diferentes momentos.
PROCEDIMIENTOS : Son guías que detallan, lineamientos a seguir frente una actividad de mucha importancia para la empresa y que son realizados frecuentemente por lo que es necesario describir secuencialmente cada uno de los pasos.
REGLAS : Son ordenes permanentes que informan las medidas a tomar ante situaciones previamente definidas. Indican a nivel de la organización que se debe o no realizar y casi siempre acompañadas de las medidas a tomar cuando no se cumplen.
PROGRAMAS : Son planes que se utilizan una sola vez y cubren una serie de actividades, describe los pasos principales que se requieren para alcanzar un objetivo o actividad cualquiera.
Componentes de un Programa:
TITULO
FECHA - HORA
SITIO
DETALLE
1. XXXXXXX
2. XXXXXXX
3. XXXXXXX
RESPONSABLE
PROYECTO : Son planes enfocados en una actividad especifica de la empresa que requieran un administración propia, por lo que se aconsejan estructuras y coordinación independientes. Aquí se emplea el método Staff.
PRESUPUESTO : son planes formales que establecen cuantitativamente los recursos requeridos para alcanzar cualquier tipo de plan.
PLAN DE NEGOCIOS : Es en detalle la idea del negocio, se realiza por medio de un Resumen Ejecutivo con la idea general en donde se contempla la misión; visión; ventajas; desventajas del negocio; descripción legal de la compañía, de los dueños, del producto o servicio que se va ha ofrecer y comparación con la competencia, del mercado( por tamaño- precios- distribución – estrategias de promoción); de sus operaciones; sus proveedores; su personal (Perfil del cargo) y sus fuentes de capital.
ORGANIZACION :
Es el proceso de coordinar personas y recursos para trabajar y alcanzar un propósito común. Distribución y disposición de los recursos para alcanzar objetivos estratégicos, definen el que hacer en la organización; armoniza los recursos y la manera como las tareas se ejecutan.
Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.
¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?
¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?
ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas personas están explícitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.
PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)
ORGANIZACIÓN INFORMAL
El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.
Necesidad de información
Es importante integrar la organización informal.
Aquí encontramos conceptos como que es Organizar; Estructura Organizacional; Jerarquía administrativa; Cadena jerárquica; Poder; Autoridad; Método Daft para la delegación; Autoridad de línea y Staff; Departamentalización; Tipos de organigramas o estructuras; tramo de control; centralización; descentralización; proceso de selección; Proceso de inducción; Proceso de capacitación; Manual de funciones y procedimientos.
Organizar: Proceso de establecer la utilización ordenada de los recursos; Reunir dos o mas personas para trabajar juntas de manera estructurada por un objetivo especifico; Repartir los recursos organizacionales para alcanzar objetivos estratégicos; Proceso de asumir tareas, asignar recursos y distribuir actividades coordinadas, para implementar planes.
Estructura Organizacional : manera de dividir, organizar y coordinar las tareas de la organización. Es la espina dorsal, es la que articula la organización, posee estructura estática.
Jerarquía administrativa: Garantiza que las personas ejecuten sus tareas de manera eficiente y eficaz. Es la consecuencia de la división del trabajo, en el predomina el sistema de control; encontramos 2 tipos de estructuras: Alargadas(varios niveles jerárquicos) y Aplanadas(Pocos niveles jerárquicos).
Cadena Jerárquica : línea de autoridad que une a todas las personas de una organización e indica quien subordina a quien. tiene dos principios: Unidad de mando: empleado subordinado a un solo jefe. Escalar: líneas claras de autoridad desde la cúpula hasta la base.
Poder : capacidad de afectar y controlar las acciones y decisiones de las demás personas, aunque estas se resistan. Los altos cargos tienen poder por el hecho que su posición representa.
Autoridad : es el derecho formal y legitimo de tomar decisiones ,dar ordenes y asignar recursos para alcanzar objetivos organizacionales. Se establece a través del poder legitimado. La cadena de mando refleja la jerarquía de autoridad de la organización. Posee tres características: 1.Consecuencia de una posición organizacional y no de las personas, la autoridad se ejerce de acuerdo a la posición que ocupen. 2.Debe ser aceptada por los subordinados, ellos la aceptan porque creen que los administradores tiene el derecho legitimo de dar ordenes. Un administrador tiene autoridad en la medida que los subordinados deciden aceptar su mando. 3.Fluye hacia abajo en posición vertical.
Método Daft para la delegación : Es adoptar una estructura organizacional mas flexible basada en la descentralización, con características como: Atribución(los empleados reciben autoridad y responsabilidad, se reportan a sus jefes de la cadena jerárquica y justifican resultados de sus actividades, se construyen programas de incentivos y recompensas. Delegación(transfiere autoridad y responsabilidad a los subordinados.
Autoridad de línea y Staff : Línea: órganos encargados de realizar la misión principal de la organización, los objetivos principales de la organización. Staff: tiene la función de apoyar y complementar los órganos de la línea para que funcionen mejor. Es responsable dela asesoria y consultaría interna de la organización. Cumple con las funciones de : Servicios, Consultaría y asesoria, Monitoreo.
Departamentalizacion : proceso de agrupar personas y puestos en unidades de trabajo. Es un principio tradicional de organización que mejora el desempeño cuando se permite a las personas especializarse y convertirse en expertos en ciertos puestos o tareas.
Tipos de Organigramas o Estructuras : encontramos estructuras que pueden ser formales e informales. Las Formales son aquellas que se establecen desde un principio y las Informales son aquellas que nacen del propio deseo de las personas. Funcional: agrupa a las personas y puestos de trabajo que poseen habilidades similares y que ejecutan tareas parecidas. Comparten destrezas técnicas, intereses y responsabilidades. Por Producto: agrupa puestos de trabajo y actividades de un solo producto o servicio. Identifica claramente costos, utilidades, problemas con un objetivo de responsabilidad central. Geográfica: agrupa por área los puestos de trabajo y actividades que sirven a los mismos clientes. El atractivo de estas estructuras es su capacidad para servir a las necesidades especiales de los diferentes grupos de clientes. En Red: la forma un grupo o núcleo central de negocios que trabaja con redes de proveedores y contratistas de servicios externos.
Tramo de control : es el numero de personas que le reportan directamente al gerente.
Centralización : concentración de la autoridad en la alta gerencia de una organización para la toma de la mayoría de decisiones.
Descentralización : es la dispersión de autoridad entre los niveles de una organización para la toma de decisiones.
Proceso de selección : es el proceso de elegir entre un grupo de aspirante a la persona o personas, que ofrezcan el mayor potencial de desempeño. Pasos que la integran: diligenciamiento del formato de solicitud del empleo; realización de entrevista; aplicación de pruebas y exámenes.;verificación de referencias; examen físico; análisis y decisión final para contratar o rechazar al aspirante.
Proceso de inducción : es el conjunto de actividades diseñadas para familiarizar los nuevos empleados con sus puestos de trabajo y los aspectos de la organización en su conjunto, esto incluye darles a conocer la misión y la cultura organizacional, explicarles objetivos de la organización y las expectativas del puesto, comunicar políticas y procedimientos e identificar al personal clave.
Proceso de Capacitación : conjunto de actividades que proporcionan la oportunidad de adquirir y mejorar sus habilidades relacionadas con el puesto de trabajo, aplica tanto en la capacitación inicial de un empleado como en la actualización o mejoramiento de las habilidades de una persona para satisfacer requerimientos cambiantes.
DIAGNOSTICO – PLANEACIÓN – ORGANIZACIÓN – DIRECCIÓN- EJECUCIÓN -
CONTROL.
DIAGNOSTICO :
se realiza por medio de una matriz DOFA en donde se analizan los factores externos e internos de una organización.
Las consonantes D y F analizan los factores internos y las vocales O y A las externos.
Esquema y significado de una matriz DOFA
Debilidades
Fortalezas
Oportunidades
Amenazas
PLANEACION :
Proceso de definir objetivos y acciones que deberán realizarsen para alcanzar los mismos. Este prepara escenarios futuros para participar en ellos con éxito.
Los escenarios pueden ser positivos o negativos a corto ,medio o largo plazo.
Para el proceso de planeación se emplean los siguientes pasos: Definir objetivos; Determinar en donde esta usted hoy frente a los objetivos; Determinar premisas frente a las condiciones futuras; Analizar posibles alternativas y escoger la mejor; Implementar el plan y hacer la respectiva retroalimentación.
En la planeación determinamos cual es la Misión; Visión; Objetivos; Estrategias; Políticas; Procedimientos; Reglas; Programas; Proyectos; Presupuestos y Plan de Negocios de una organización.
MISIÓN : Define cual es nuestro negocio. Esta tiene 9 componentes que son:
1.Clientes 2. Productos y Servicios 3. Mercados 4. Tecnología 5. Intereses en la supervivencia, crecimiento y sostenibilidad. 6.Filosofía; 7. Concepto Propio; 8.Preocupación por la imagen pública; 9. Interés por los empleados.
VISION : declara a largo plazo el sueño de la empresa (Tiene un componente inalcanzable, retador).
OBJETIVO : Son los resultados generales y específicos que pretende alcanzar una organización por medio del cumplimiento de su misión básica, establecidas en un curso, ayudan a la futura evaluación ,producen sinergias, revelan prioridades y sientan todas las bases del proceso administrativo. Características: Debe empezar por un Verbo, ser coherente, mesurable, razonable.
ESTRATEGIAS : Son todas las acciones y herramientas que se determinan para alcanzar los objetivos.
POLÍTICAS : Son pautas que facilitan la toma de decisiones, son una guía para los gerentes y empleados, sirven para que actúen de una manera similar en los diferentes momentos.
PROCEDIMIENTOS : Son guías que detallan, lineamientos a seguir frente una actividad de mucha importancia para la empresa y que son realizados frecuentemente por lo que es necesario describir secuencialmente cada uno de los pasos.
REGLAS : Son ordenes permanentes que informan las medidas a tomar ante situaciones previamente definidas. Indican a nivel de la organización que se debe o no realizar y casi siempre acompañadas de las medidas a tomar cuando no se cumplen.
PROGRAMAS : Son planes que se utilizan una sola vez y cubren una serie de actividades, describe los pasos principales que se requieren para alcanzar un objetivo o actividad cualquiera.
Componentes de un Programa:
TITULO
FECHA - HORA
SITIO
DETALLE
1. XXXXXXX
2. XXXXXXX
3. XXXXXXX
RESPONSABLE
PROYECTO : Son planes enfocados en una actividad especifica de la empresa que requieran un administración propia, por lo que se aconsejan estructuras y coordinación independientes. Aquí se emplea el método Staff.
PRESUPUESTO : son planes formales que establecen cuantitativamente los recursos requeridos para alcanzar cualquier tipo de plan.
PLAN DE NEGOCIOS : Es en detalle la idea del negocio, se realiza por medio de un Resumen Ejecutivo con la idea general en donde se contempla la misión; visión; ventajas; desventajas del negocio; descripción legal de la compañía, de los dueños, del producto o servicio que se va ha ofrecer y comparación con la competencia, del mercado( por tamaño- precios- distribución – estrategias de promoción); de sus operaciones; sus proveedores; su personal (Perfil del cargo) y sus fuentes de capital.
ORGANIZACION :
Es el proceso de coordinar personas y recursos para trabajar y alcanzar un propósito común. Distribución y disposición de los recursos para alcanzar objetivos estratégicos, definen el que hacer en la organización; armoniza los recursos y la manera como las tareas se ejecutan.
Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.
¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?
¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?
ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas personas están explícitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.
PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)
ORGANIZACIÓN INFORMAL
El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.
Necesidad de información
Es importante integrar la organización informal.
Aquí encontramos conceptos como que es Organizar; Estructura Organizacional; Jerarquía administrativa; Cadena jerárquica; Poder; Autoridad; Método Daft para la delegación; Autoridad de línea y Staff; Departamentalización; Tipos de organigramas o estructuras; tramo de control; centralización; descentralización; proceso de selección; Proceso de inducción; Proceso de capacitación; Manual de funciones y procedimientos.
Organizar: Proceso de establecer la utilización ordenada de los recursos; Reunir dos o mas personas para trabajar juntas de manera estructurada por un objetivo especifico; Repartir los recursos organizacionales para alcanzar objetivos estratégicos; Proceso de asumir tareas, asignar recursos y distribuir actividades coordinadas, para implementar planes.
Estructura Organizacional : manera de dividir, organizar y coordinar las tareas de la organización. Es la espina dorsal, es la que articula la organización, posee estructura estática.
Jerarquía administrativa: Garantiza que las personas ejecuten sus tareas de manera eficiente y eficaz. Es la consecuencia de la división del trabajo, en el predomina el sistema de control; encontramos 2 tipos de estructuras: Alargadas(varios niveles jerárquicos) y Aplanadas(Pocos niveles jerárquicos).
Cadena Jerárquica : línea de autoridad que une a todas las personas de una organización e indica quien subordina a quien. tiene dos principios: Unidad de mando: empleado subordinado a un solo jefe. Escalar: líneas claras de autoridad desde la cúpula hasta la base.
Poder : capacidad de afectar y controlar las acciones y decisiones de las demás personas, aunque estas se resistan. Los altos cargos tienen poder por el hecho que su posición representa.
Autoridad : es el derecho formal y legitimo de tomar decisiones ,dar ordenes y asignar recursos para alcanzar objetivos organizacionales. Se establece a través del poder legitimado. La cadena de mando refleja la jerarquía de autoridad de la organización. Posee tres características: 1.Consecuencia de una posición organizacional y no de las personas, la autoridad se ejerce de acuerdo a la posición que ocupen. 2.Debe ser aceptada por los subordinados, ellos la aceptan porque creen que los administradores tiene el derecho legitimo de dar ordenes. Un administrador tiene autoridad en la medida que los subordinados deciden aceptar su mando. 3.Fluye hacia abajo en posición vertical.
Método Daft para la delegación : Es adoptar una estructura organizacional mas flexible basada en la descentralización, con características como: Atribución(los empleados reciben autoridad y responsabilidad, se reportan a sus jefes de la cadena jerárquica y justifican resultados de sus actividades, se construyen programas de incentivos y recompensas. Delegación(transfiere autoridad y responsabilidad a los subordinados.
Autoridad de línea y Staff : Línea: órganos encargados de realizar la misión principal de la organización, los objetivos principales de la organización. Staff: tiene la función de apoyar y complementar los órganos de la línea para que funcionen mejor. Es responsable dela asesoria y consultaría interna de la organización. Cumple con las funciones de : Servicios, Consultaría y asesoria, Monitoreo.
Departamentalizacion : proceso de agrupar personas y puestos en unidades de trabajo. Es un principio tradicional de organización que mejora el desempeño cuando se permite a las personas especializarse y convertirse en expertos en ciertos puestos o tareas.
Tipos de Organigramas o Estructuras : encontramos estructuras que pueden ser formales e informales. Las Formales son aquellas que se establecen desde un principio y las Informales son aquellas que nacen del propio deseo de las personas. Funcional: agrupa a las personas y puestos de trabajo que poseen habilidades similares y que ejecutan tareas parecidas. Comparten destrezas técnicas, intereses y responsabilidades. Por Producto: agrupa puestos de trabajo y actividades de un solo producto o servicio. Identifica claramente costos, utilidades, problemas con un objetivo de responsabilidad central. Geográfica: agrupa por área los puestos de trabajo y actividades que sirven a los mismos clientes. El atractivo de estas estructuras es su capacidad para servir a las necesidades especiales de los diferentes grupos de clientes. En Red: la forma un grupo o núcleo central de negocios que trabaja con redes de proveedores y contratistas de servicios externos.
Tramo de control : es el numero de personas que le reportan directamente al gerente.
Centralización : concentración de la autoridad en la alta gerencia de una organización para la toma de la mayoría de decisiones.
Descentralización : es la dispersión de autoridad entre los niveles de una organización para la toma de decisiones.
Proceso de selección : es el proceso de elegir entre un grupo de aspirante a la persona o personas, que ofrezcan el mayor potencial de desempeño. Pasos que la integran: diligenciamiento del formato de solicitud del empleo; realización de entrevista; aplicación de pruebas y exámenes.;verificación de referencias; examen físico; análisis y decisión final para contratar o rechazar al aspirante.
Proceso de inducción : es el conjunto de actividades diseñadas para familiarizar los nuevos empleados con sus puestos de trabajo y los aspectos de la organización en su conjunto, esto incluye darles a conocer la misión y la cultura organizacional, explicarles objetivos de la organización y las expectativas del puesto, comunicar políticas y procedimientos e identificar al personal clave.
Proceso de Capacitación : conjunto de actividades que proporcionan la oportunidad de adquirir y mejorar sus habilidades relacionadas con el puesto de trabajo, aplica tanto en la capacitación inicial de un empleado como en la actualización o mejoramiento de las habilidades de una persona para satisfacer requerimientos cambiantes.
Enfoques Cuantitativos o de la ciencia de la administración y Modernos
Los Enfoques Cuantitativos o de la ciencia de la administración que se concentran en la aplicación de técnicas matemáticas para solucionar problemas administrativos y mejorar la toma de decisiones.
Las técnicas aplican criterios de decisión “económicos” , tales como costos, ingresos y rendimiento sobre la inversión. También incluyen modelos matemáticos que siguen reglas y formulas sofisticadas.
Entre los fundamentos de la ciencia de la administración encontramos varias aplicaciones como el pronóstico matemático que ayuda a hacer proyecciones futuras útiles en el proceso de planeación; el modelado de inventario ayuda a controlar inventarios al establecer matemáticamente cuánto ordenar y cuándo; la programación lineal se usa para calcular la mejor forma de asignar recursos escasos entre usuarios competidores; la teoría de colas o de líneas de espera ayuda a asignar personal de servicio o estaciones de trabajo para reducir al mínimo el tiempo de espera del cliente y el costo del servicio; los modelos de red fragmentan tareas grandes en componentes más pequeños para permitir un mejor análisis, planeación y control de proyectos complicados; y la simulación que desarrolla modelos de problemas con el fin de someter a prueba diferentes soluciones bajo distintos supuestos.
Los Enfoques Modernos que se concentran en la perspectiva de sistemas de las organizaciones y la teoría de contingencia en un ambiente dinámico y complejo.
La teoría de contingencia sostiene que no existe una forma única y “ mejor”para administrar; la mejor elección dependerá de la situación particular.
Las tendencias actuales que enfatizan la excelencia de la calidad y el desempeño, la conciencia de la globalización y la función de liderazgo para una nueva administración.
Las técnicas aplican criterios de decisión “económicos” , tales como costos, ingresos y rendimiento sobre la inversión. También incluyen modelos matemáticos que siguen reglas y formulas sofisticadas.
Entre los fundamentos de la ciencia de la administración encontramos varias aplicaciones como el pronóstico matemático que ayuda a hacer proyecciones futuras útiles en el proceso de planeación; el modelado de inventario ayuda a controlar inventarios al establecer matemáticamente cuánto ordenar y cuándo; la programación lineal se usa para calcular la mejor forma de asignar recursos escasos entre usuarios competidores; la teoría de colas o de líneas de espera ayuda a asignar personal de servicio o estaciones de trabajo para reducir al mínimo el tiempo de espera del cliente y el costo del servicio; los modelos de red fragmentan tareas grandes en componentes más pequeños para permitir un mejor análisis, planeación y control de proyectos complicados; y la simulación que desarrolla modelos de problemas con el fin de someter a prueba diferentes soluciones bajo distintos supuestos.
Los Enfoques Modernos que se concentran en la perspectiva de sistemas de las organizaciones y la teoría de contingencia en un ambiente dinámico y complejo.
La teoría de contingencia sostiene que no existe una forma única y “ mejor”para administrar; la mejor elección dependerá de la situación particular.
Las tendencias actuales que enfatizan la excelencia de la calidad y el desempeño, la conciencia de la globalización y la función de liderazgo para una nueva administración.
Los Enfoques del Comportamiento Humano
Los Enfoques del Comportamiento Humano que se concentran en las necesidades humanas, el grupo de trabajo y el papel de los factores sociales en el lugar de trabajo.
Esta teoría afirma que los seres humanos son sociales y buscan la realización propia. Se presupone que la gente en el trabajo buscan relaciones sociales satisfactorias, responde a presiones del grupo y persigue la satisfacción personal.
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