Las herramientas o funciones que utiliza un administrador para cumplir sus objetivos son:
DIAGNOSTICO – PLANEACIÓN – ORGANIZACIÓN – DIRECCIÓN- EJECUCIÓN -
CONTROL.
DIAGNOSTICO :
se realiza por medio de una matriz DOFA en donde se analizan los factores externos e internos de una organización.
Las consonantes D y F analizan los factores internos y las vocales O y A las externos.
Esquema y significado de una matriz DOFA
Debilidades
Fortalezas
Oportunidades
Amenazas
PLANEACION :
Proceso de definir objetivos y acciones que deberán realizarsen para alcanzar los mismos. Este prepara escenarios futuros para participar en ellos con éxito.
Los escenarios pueden ser positivos o negativos a corto ,medio o largo plazo.
Para el proceso de planeación se emplean los siguientes pasos: Definir objetivos; Determinar en donde esta usted hoy frente a los objetivos; Determinar premisas frente a las condiciones futuras; Analizar posibles alternativas y escoger la mejor; Implementar el plan y hacer la respectiva retroalimentación.
En la planeación determinamos cual es la Misión; Visión; Objetivos; Estrategias; Políticas; Procedimientos; Reglas; Programas; Proyectos; Presupuestos y Plan de Negocios de una organización.
MISIÓN : Define cual es nuestro negocio. Esta tiene 9 componentes que son:
1.Clientes 2. Productos y Servicios 3. Mercados 4. Tecnología 5. Intereses en la supervivencia, crecimiento y sostenibilidad. 6.Filosofía; 7. Concepto Propio; 8.Preocupación por la imagen pública; 9. Interés por los empleados.
VISION : declara a largo plazo el sueño de la empresa (Tiene un componente inalcanzable, retador).
OBJETIVO : Son los resultados generales y específicos que pretende alcanzar una organización por medio del cumplimiento de su misión básica, establecidas en un curso, ayudan a la futura evaluación ,producen sinergias, revelan prioridades y sientan todas las bases del proceso administrativo. Características: Debe empezar por un Verbo, ser coherente, mesurable, razonable.
ESTRATEGIAS : Son todas las acciones y herramientas que se determinan para alcanzar los objetivos.
POLÍTICAS : Son pautas que facilitan la toma de decisiones, son una guía para los gerentes y empleados, sirven para que actúen de una manera similar en los diferentes momentos.
PROCEDIMIENTOS : Son guías que detallan, lineamientos a seguir frente una actividad de mucha importancia para la empresa y que son realizados frecuentemente por lo que es necesario describir secuencialmente cada uno de los pasos.
REGLAS : Son ordenes permanentes que informan las medidas a tomar ante situaciones previamente definidas. Indican a nivel de la organización que se debe o no realizar y casi siempre acompañadas de las medidas a tomar cuando no se cumplen.
PROGRAMAS : Son planes que se utilizan una sola vez y cubren una serie de actividades, describe los pasos principales que se requieren para alcanzar un objetivo o actividad cualquiera.
Componentes de un Programa:
TITULO
FECHA - HORA
SITIO
DETALLE
1. XXXXXXX
2. XXXXXXX
3. XXXXXXX
RESPONSABLE
PROYECTO : Son planes enfocados en una actividad especifica de la empresa que requieran un administración propia, por lo que se aconsejan estructuras y coordinación independientes. Aquí se emplea el método Staff.
PRESUPUESTO : son planes formales que establecen cuantitativamente los recursos requeridos para alcanzar cualquier tipo de plan.
PLAN DE NEGOCIOS : Es en detalle la idea del negocio, se realiza por medio de un Resumen Ejecutivo con la idea general en donde se contempla la misión; visión; ventajas; desventajas del negocio; descripción legal de la compañía, de los dueños, del producto o servicio que se va ha ofrecer y comparación con la competencia, del mercado( por tamaño- precios- distribución – estrategias de promoción); de sus operaciones; sus proveedores; su personal (Perfil del cargo) y sus fuentes de capital.
ORGANIZACION :
Es el proceso de coordinar personas y recursos para trabajar y alcanzar un propósito común. Distribución y disposición de los recursos para alcanzar objetivos estratégicos, definen el que hacer en la organización; armoniza los recursos y la manera como las tareas se ejecutan.
Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.
¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?
¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?
ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas personas están explícitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.
PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)
ORGANIZACIÓN INFORMAL
El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.
Necesidad de información
Es importante integrar la organización informal.
Aquí encontramos conceptos como que es Organizar; Estructura Organizacional; Jerarquía administrativa; Cadena jerárquica; Poder; Autoridad; Método Daft para la delegación; Autoridad de línea y Staff; Departamentalización; Tipos de organigramas o estructuras; tramo de control; centralización; descentralización; proceso de selección; Proceso de inducción; Proceso de capacitación; Manual de funciones y procedimientos.
Organizar: Proceso de establecer la utilización ordenada de los recursos; Reunir dos o mas personas para trabajar juntas de manera estructurada por un objetivo especifico; Repartir los recursos organizacionales para alcanzar objetivos estratégicos; Proceso de asumir tareas, asignar recursos y distribuir actividades coordinadas, para implementar planes.
Estructura Organizacional : manera de dividir, organizar y coordinar las tareas de la organización. Es la espina dorsal, es la que articula la organización, posee estructura estática.
Jerarquía administrativa: Garantiza que las personas ejecuten sus tareas de manera eficiente y eficaz. Es la consecuencia de la división del trabajo, en el predomina el sistema de control; encontramos 2 tipos de estructuras: Alargadas(varios niveles jerárquicos) y Aplanadas(Pocos niveles jerárquicos).
Cadena Jerárquica : línea de autoridad que une a todas las personas de una organización e indica quien subordina a quien. tiene dos principios: Unidad de mando: empleado subordinado a un solo jefe. Escalar: líneas claras de autoridad desde la cúpula hasta la base.
Poder : capacidad de afectar y controlar las acciones y decisiones de las demás personas, aunque estas se resistan. Los altos cargos tienen poder por el hecho que su posición representa.
Autoridad : es el derecho formal y legitimo de tomar decisiones ,dar ordenes y asignar recursos para alcanzar objetivos organizacionales. Se establece a través del poder legitimado. La cadena de mando refleja la jerarquía de autoridad de la organización. Posee tres características: 1.Consecuencia de una posición organizacional y no de las personas, la autoridad se ejerce de acuerdo a la posición que ocupen. 2.Debe ser aceptada por los subordinados, ellos la aceptan porque creen que los administradores tiene el derecho legitimo de dar ordenes. Un administrador tiene autoridad en la medida que los subordinados deciden aceptar su mando. 3.Fluye hacia abajo en posición vertical.
Método Daft para la delegación : Es adoptar una estructura organizacional mas flexible basada en la descentralización, con características como: Atribución(los empleados reciben autoridad y responsabilidad, se reportan a sus jefes de la cadena jerárquica y justifican resultados de sus actividades, se construyen programas de incentivos y recompensas. Delegación(transfiere autoridad y responsabilidad a los subordinados.
Autoridad de línea y Staff : Línea: órganos encargados de realizar la misión principal de la organización, los objetivos principales de la organización. Staff: tiene la función de apoyar y complementar los órganos de la línea para que funcionen mejor. Es responsable dela asesoria y consultaría interna de la organización. Cumple con las funciones de : Servicios, Consultaría y asesoria, Monitoreo.
Departamentalizacion : proceso de agrupar personas y puestos en unidades de trabajo. Es un principio tradicional de organización que mejora el desempeño cuando se permite a las personas especializarse y convertirse en expertos en ciertos puestos o tareas.
Tipos de Organigramas o Estructuras : encontramos estructuras que pueden ser formales e informales. Las Formales son aquellas que se establecen desde un principio y las Informales son aquellas que nacen del propio deseo de las personas. Funcional: agrupa a las personas y puestos de trabajo que poseen habilidades similares y que ejecutan tareas parecidas. Comparten destrezas técnicas, intereses y responsabilidades. Por Producto: agrupa puestos de trabajo y actividades de un solo producto o servicio. Identifica claramente costos, utilidades, problemas con un objetivo de responsabilidad central. Geográfica: agrupa por área los puestos de trabajo y actividades que sirven a los mismos clientes. El atractivo de estas estructuras es su capacidad para servir a las necesidades especiales de los diferentes grupos de clientes. En Red: la forma un grupo o núcleo central de negocios que trabaja con redes de proveedores y contratistas de servicios externos.
Tramo de control : es el numero de personas que le reportan directamente al gerente.
Centralización : concentración de la autoridad en la alta gerencia de una organización para la toma de la mayoría de decisiones.
Descentralización : es la dispersión de autoridad entre los niveles de una organización para la toma de decisiones.
Proceso de selección : es el proceso de elegir entre un grupo de aspirante a la persona o personas, que ofrezcan el mayor potencial de desempeño. Pasos que la integran: diligenciamiento del formato de solicitud del empleo; realización de entrevista; aplicación de pruebas y exámenes.;verificación de referencias; examen físico; análisis y decisión final para contratar o rechazar al aspirante.
Proceso de inducción : es el conjunto de actividades diseñadas para familiarizar los nuevos empleados con sus puestos de trabajo y los aspectos de la organización en su conjunto, esto incluye darles a conocer la misión y la cultura organizacional, explicarles objetivos de la organización y las expectativas del puesto, comunicar políticas y procedimientos e identificar al personal clave.
Proceso de Capacitación : conjunto de actividades que proporcionan la oportunidad de adquirir y mejorar sus habilidades relacionadas con el puesto de trabajo, aplica tanto en la capacitación inicial de un empleado como en la actualización o mejoramiento de las habilidades de una persona para satisfacer requerimientos cambiantes.
DIAGNOSTICO – PLANEACIÓN – ORGANIZACIÓN – DIRECCIÓN- EJECUCIÓN -
CONTROL.
DIAGNOSTICO :
se realiza por medio de una matriz DOFA en donde se analizan los factores externos e internos de una organización.
Las consonantes D y F analizan los factores internos y las vocales O y A las externos.
Esquema y significado de una matriz DOFA
Debilidades
Fortalezas
Oportunidades
Amenazas
PLANEACION :
Proceso de definir objetivos y acciones que deberán realizarsen para alcanzar los mismos. Este prepara escenarios futuros para participar en ellos con éxito.
Los escenarios pueden ser positivos o negativos a corto ,medio o largo plazo.
Para el proceso de planeación se emplean los siguientes pasos: Definir objetivos; Determinar en donde esta usted hoy frente a los objetivos; Determinar premisas frente a las condiciones futuras; Analizar posibles alternativas y escoger la mejor; Implementar el plan y hacer la respectiva retroalimentación.
En la planeación determinamos cual es la Misión; Visión; Objetivos; Estrategias; Políticas; Procedimientos; Reglas; Programas; Proyectos; Presupuestos y Plan de Negocios de una organización.
MISIÓN : Define cual es nuestro negocio. Esta tiene 9 componentes que son:
1.Clientes 2. Productos y Servicios 3. Mercados 4. Tecnología 5. Intereses en la supervivencia, crecimiento y sostenibilidad. 6.Filosofía; 7. Concepto Propio; 8.Preocupación por la imagen pública; 9. Interés por los empleados.
VISION : declara a largo plazo el sueño de la empresa (Tiene un componente inalcanzable, retador).
OBJETIVO : Son los resultados generales y específicos que pretende alcanzar una organización por medio del cumplimiento de su misión básica, establecidas en un curso, ayudan a la futura evaluación ,producen sinergias, revelan prioridades y sientan todas las bases del proceso administrativo. Características: Debe empezar por un Verbo, ser coherente, mesurable, razonable.
ESTRATEGIAS : Son todas las acciones y herramientas que se determinan para alcanzar los objetivos.
POLÍTICAS : Son pautas que facilitan la toma de decisiones, son una guía para los gerentes y empleados, sirven para que actúen de una manera similar en los diferentes momentos.
PROCEDIMIENTOS : Son guías que detallan, lineamientos a seguir frente una actividad de mucha importancia para la empresa y que son realizados frecuentemente por lo que es necesario describir secuencialmente cada uno de los pasos.
REGLAS : Son ordenes permanentes que informan las medidas a tomar ante situaciones previamente definidas. Indican a nivel de la organización que se debe o no realizar y casi siempre acompañadas de las medidas a tomar cuando no se cumplen.
PROGRAMAS : Son planes que se utilizan una sola vez y cubren una serie de actividades, describe los pasos principales que se requieren para alcanzar un objetivo o actividad cualquiera.
Componentes de un Programa:
TITULO
FECHA - HORA
SITIO
DETALLE
1. XXXXXXX
2. XXXXXXX
3. XXXXXXX
RESPONSABLE
PROYECTO : Son planes enfocados en una actividad especifica de la empresa que requieran un administración propia, por lo que se aconsejan estructuras y coordinación independientes. Aquí se emplea el método Staff.
PRESUPUESTO : son planes formales que establecen cuantitativamente los recursos requeridos para alcanzar cualquier tipo de plan.
PLAN DE NEGOCIOS : Es en detalle la idea del negocio, se realiza por medio de un Resumen Ejecutivo con la idea general en donde se contempla la misión; visión; ventajas; desventajas del negocio; descripción legal de la compañía, de los dueños, del producto o servicio que se va ha ofrecer y comparación con la competencia, del mercado( por tamaño- precios- distribución – estrategias de promoción); de sus operaciones; sus proveedores; su personal (Perfil del cargo) y sus fuentes de capital.
ORGANIZACION :
Es el proceso de coordinar personas y recursos para trabajar y alcanzar un propósito común. Distribución y disposición de los recursos para alcanzar objetivos estratégicos, definen el que hacer en la organización; armoniza los recursos y la manera como las tareas se ejecutan.
Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.
¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?
¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?
ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas personas están explícitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.
PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)
ORGANIZACIÓN INFORMAL
El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.
Necesidad de información
Es importante integrar la organización informal.
Aquí encontramos conceptos como que es Organizar; Estructura Organizacional; Jerarquía administrativa; Cadena jerárquica; Poder; Autoridad; Método Daft para la delegación; Autoridad de línea y Staff; Departamentalización; Tipos de organigramas o estructuras; tramo de control; centralización; descentralización; proceso de selección; Proceso de inducción; Proceso de capacitación; Manual de funciones y procedimientos.
Organizar: Proceso de establecer la utilización ordenada de los recursos; Reunir dos o mas personas para trabajar juntas de manera estructurada por un objetivo especifico; Repartir los recursos organizacionales para alcanzar objetivos estratégicos; Proceso de asumir tareas, asignar recursos y distribuir actividades coordinadas, para implementar planes.
Estructura Organizacional : manera de dividir, organizar y coordinar las tareas de la organización. Es la espina dorsal, es la que articula la organización, posee estructura estática.
Jerarquía administrativa: Garantiza que las personas ejecuten sus tareas de manera eficiente y eficaz. Es la consecuencia de la división del trabajo, en el predomina el sistema de control; encontramos 2 tipos de estructuras: Alargadas(varios niveles jerárquicos) y Aplanadas(Pocos niveles jerárquicos).
Cadena Jerárquica : línea de autoridad que une a todas las personas de una organización e indica quien subordina a quien. tiene dos principios: Unidad de mando: empleado subordinado a un solo jefe. Escalar: líneas claras de autoridad desde la cúpula hasta la base.
Poder : capacidad de afectar y controlar las acciones y decisiones de las demás personas, aunque estas se resistan. Los altos cargos tienen poder por el hecho que su posición representa.
Autoridad : es el derecho formal y legitimo de tomar decisiones ,dar ordenes y asignar recursos para alcanzar objetivos organizacionales. Se establece a través del poder legitimado. La cadena de mando refleja la jerarquía de autoridad de la organización. Posee tres características: 1.Consecuencia de una posición organizacional y no de las personas, la autoridad se ejerce de acuerdo a la posición que ocupen. 2.Debe ser aceptada por los subordinados, ellos la aceptan porque creen que los administradores tiene el derecho legitimo de dar ordenes. Un administrador tiene autoridad en la medida que los subordinados deciden aceptar su mando. 3.Fluye hacia abajo en posición vertical.
Método Daft para la delegación : Es adoptar una estructura organizacional mas flexible basada en la descentralización, con características como: Atribución(los empleados reciben autoridad y responsabilidad, se reportan a sus jefes de la cadena jerárquica y justifican resultados de sus actividades, se construyen programas de incentivos y recompensas. Delegación(transfiere autoridad y responsabilidad a los subordinados.
Autoridad de línea y Staff : Línea: órganos encargados de realizar la misión principal de la organización, los objetivos principales de la organización. Staff: tiene la función de apoyar y complementar los órganos de la línea para que funcionen mejor. Es responsable dela asesoria y consultaría interna de la organización. Cumple con las funciones de : Servicios, Consultaría y asesoria, Monitoreo.
Departamentalizacion : proceso de agrupar personas y puestos en unidades de trabajo. Es un principio tradicional de organización que mejora el desempeño cuando se permite a las personas especializarse y convertirse en expertos en ciertos puestos o tareas.
Tipos de Organigramas o Estructuras : encontramos estructuras que pueden ser formales e informales. Las Formales son aquellas que se establecen desde un principio y las Informales son aquellas que nacen del propio deseo de las personas. Funcional: agrupa a las personas y puestos de trabajo que poseen habilidades similares y que ejecutan tareas parecidas. Comparten destrezas técnicas, intereses y responsabilidades. Por Producto: agrupa puestos de trabajo y actividades de un solo producto o servicio. Identifica claramente costos, utilidades, problemas con un objetivo de responsabilidad central. Geográfica: agrupa por área los puestos de trabajo y actividades que sirven a los mismos clientes. El atractivo de estas estructuras es su capacidad para servir a las necesidades especiales de los diferentes grupos de clientes. En Red: la forma un grupo o núcleo central de negocios que trabaja con redes de proveedores y contratistas de servicios externos.
Tramo de control : es el numero de personas que le reportan directamente al gerente.
Centralización : concentración de la autoridad en la alta gerencia de una organización para la toma de la mayoría de decisiones.
Descentralización : es la dispersión de autoridad entre los niveles de una organización para la toma de decisiones.
Proceso de selección : es el proceso de elegir entre un grupo de aspirante a la persona o personas, que ofrezcan el mayor potencial de desempeño. Pasos que la integran: diligenciamiento del formato de solicitud del empleo; realización de entrevista; aplicación de pruebas y exámenes.;verificación de referencias; examen físico; análisis y decisión final para contratar o rechazar al aspirante.
Proceso de inducción : es el conjunto de actividades diseñadas para familiarizar los nuevos empleados con sus puestos de trabajo y los aspectos de la organización en su conjunto, esto incluye darles a conocer la misión y la cultura organizacional, explicarles objetivos de la organización y las expectativas del puesto, comunicar políticas y procedimientos e identificar al personal clave.
Proceso de Capacitación : conjunto de actividades que proporcionan la oportunidad de adquirir y mejorar sus habilidades relacionadas con el puesto de trabajo, aplica tanto en la capacitación inicial de un empleado como en la actualización o mejoramiento de las habilidades de una persona para satisfacer requerimientos cambiantes.
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